Hoe maak je een portfolio-uitvoeringsplan?
Goed portfoliomanagement geeft focus en slagkracht aan je organisatie. Henny Portman schrijft een reeks over praktisch portfoliomanagement en heeft in de eerdere blogs verteld over onder meer het bepalen van de onderlinge prioriteiten. De volgende practice is het balanceren van de portfolio en zo een portfolio-uitvoeringsplan te maken. In deze blog lees je hier alles over.
De practice Plannen
Het doel van de ‘Plannen’ practice is om informatie uit de voorgaande stappen uit de portfoliodefinitiecyclus, te bundelen en te vertalen naar een portfoliostrategie en -uitvoeringsplan. Deze stappen zijn: zijnde begrijpen, categoriseren, prioriteren en balanceren, De portfolioboard neemt een besluit over deze stukken. Hierbij kun je ervoor kiezen om beide documenten samen te voegen tot één document: het Portfoliostrategie- en uitvoeringsplan.
De doelstellingen van deze ‘Plannen’ practice zijn:
- een langetermijnoverzicht bieden;
- duidelijkheid verschaffen aan stakeholders;
- medewerkers motiveren om zich te committeren aan gezamenlijke doelen;
- het gebalanceerde portfolio vertalen naar een portfolio-uitvoeringsplan;
- een basis (het portfolio-uitvoeringsplan) bieden om voortgang te meten, te beoordelen en te managen (via een portfoliodashboard, zie volgende blog).
De portfoliostrategie en het portfolio-uitvoeringsplan zijn de belangrijkste documenten die je opstelt tijdens de portfoliodefinitiecyclus. Succesvolle uitvoering begint bij het besef van het doel en het belang van deze documenten door alle betrokkenen.
Duidelijke ‘line of sight’
Zorg voor een duidelijke ‘line of sight’: het uiterlijk van de portfoliostrategie en het portfolio-uitvoeringsplan is minder belangrijk dan de helderheid die ze verschaffen.
Wat telt, is dat ze een duidelijk beeld geven van welke initiatieven zijn opgenomen, hoe deze zijn gepland en gefaseerd, welke mensen, middelen en financiële investeringen nodig zijn, welke mijlpalen cruciaal zijn, welke risico’s spelen en welke benefits gerealiseerd moeten worden. Zo ontstaat er een directe en begrijpelijke koppeling tussen de strategie en de uitvoering.
Belangrijker nog: je plan moet helder maken hoe het portfolio bijdraagt aan de strategische doelen zoals beschreven in de portfoliostrategie, en hoe deze bijdrage wordt gemeten. Het portfolio-uitvoeringsplan is de basis waarmee je de voortgang van de portfolio monitort en stuurt. De resultaten worden periodiek getoond via het portfoliodashboard.
Het PMO bereidt voor
Het PMO, en daarbinnen de portfoliomanager, speelt de hoofdrol bij het opstellen van de portfoliostrategie en het portfolio-uitvoeringsplan. Zorg wel voor nauwe samenwerking met afdelingen zoals strategische/bedrijfsplanning, prestatiemanagement, financiën en resource-allocatie en project- en programmamanagement. Hier kun je meer over lezen in: Praktisch portfoliomanagement met MoP.
Het PMO actualiseert dit plan minimaal jaarlijks. Zo zorgen zij ervoor dat het portfolio-uitvoeringsplan afgestemd blijft op de (middel)lange termijnstrategieën van de organisatie. Tegenwoordig passen veel organisaties dit plan op kwartaalbasis aan.
De portfolioboard keurt goed
De portfolioboard of portfoliotafel moet de portfoliostrategie en het portfolio-uitvoeringsplan formeel goedkeuren, inclusief de benodigde onderliggende mensen en middelen.
De portfoliostrategie
De portfoliostrategie is een document waarin je op hoofdlijnen de visie en doelen van de portfolio beschrijft, hoe deze bijdragen aan de organisatiestrategie en doelstellingen, evenals de manier waarop je deze doelen gaat realiseren. Meestal heeft de strategie een tijdshorizon van meerdere jaren.
Inhoud portfoliostrategie
In een portfoliostrategie vind je doorgaans onderwerpen zoals deze:
- visie en langetermijndoelen voor de portfolio;
- overzicht van strategische prioriteiten;
- beschrijving van te realiseren benefits en de koppeling aan strategische doelstellingen;
- belangrijkste strategische risico’s;
- belangrijke mijlpalen, meetpunten en succesfactoren;
- informatie over benodigde mensen, middelen en kosten;
- motiverende verklaring van het senior management over samenwerking en teamspirit.
Het portfolio-uitvoeringsplan
Het portfolio-uitvoeringsplan geeft een gedetailleerd inzicht in de jaarlijkse planning, kosten-, mensen(capaciteit)- en middelenverdeling, en de verwachte benefits.
Het figuur toont de opbouw van het portfolio-uitvoeringsplan. Het plan bestaat uit meerdere detailplannen voor de realisatie van de portfolio. Kies de plannen die relevant zijn voor jouw situatie, of stel een combinatie van rapporten samen die zorgen voor een duidelijke ‘line of sight’ richting de portfoliodoelen:
- Het portfolio-uitvoeringsschema
- Het financieel portfolioplan
- Het portfoliorisicomanagementplan
- Het resourceschema op hoofdlijnen
- De portfolioprestatieindicatoren
- Het portfoliocommunicatieplan
Hieronder volgt een toelichting op deze items.
Het portfolio-uitvoeringsschema
Het portfolio-uitvoeringsschema laat zien wanneer welk project of programma wordt uitgevoerd, welke mijlpalen belangrijk zijn en laat de logische afhankelijkheden tussen projecten en programma’s zien. Dit schema vormt in je portfolio-uitvoeringsplan de basis om de voortgang van de projectresultaten te kunnen beoordelen. Meer agile georiënteerde organisaties spreken hier ook van portfolioroadmap.
Het financieel portfolioplan
Het financieel portfolioplan vat alle financiële verplichtingen samen die voortkomen uit de goedgekeurde portfolio voor het komende jaar. Dit plan dient als basis voor formele goedkeuring van het budget door het senior management. Het bevat een maandelijks uitgesplitst budget voor het jaar, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen investeringskosten (Capex), operationele kosten (Opex) en een portfolioreserve voor onvoorziene uitgaven.
Het portfoliobenefitsrealisatieplan
Het portfoliobenefitsrealisatieplan biedt een overzicht van de benefits die je het komende jaar wilt realiseren. Het geeft een helder beeld van de geplande opbrengsten van de investeringen. Dit plan fungeert als referentie om de werkelijk gerealiseerde benefits te vergelijken met de verwachtingen. Het bevat de verwachte impact, de tijdstippen (maandelijks of per kwartaal) waarop de benefits worden gerealiseerd en de meeteenheden waarmee je de voortgang beoordeelt.
Het portfoliorisicomanagementplan
Het portfoliorisicomanagementplan beschrijft de acties die je onderneemt om de belangrijkste risico’s te managen die de uitvoering van het portfolio in gevaar kunnen brengen. Dit plan bevat onder meer de oorzaak, gebeurtenis en impact van het risico, de kans op optreden, de verwachte waarde (impact x kans) en de voorgestelde risicomaatregel.
Het resourceschema op hoofdlijnen
Het resourceschema op hoofdlijnen toont als onderdeel van je portfolio-uitvoeringsplan hoe je schaarse middelen verdeelt over de projecten en programma’s. Het helpt je te ontdekken waar onder- of overbezetting ontstaat en laat de logistieke afhankelijkheden tussen initiatieven zien.
De portfolioprestatie-indicatoren
De portfolioprestatie-indicatoren helpen je om de effectiviteit van het portfoliomanagement te meten. Kies de juiste set indicatoren op basis van de volwassenheid van je organisatie. Enkele categorieën zijn:
- OTOBOS-indicatoren (On Time, On Budget, On Scope): zoals kostenvoorspellingsnauwkeurigheid, stabiliteit van einddatum en scope, en het realisatiepercentage van mijlpalen.
- Portfolio-opbouw: zoals bijdrage aan strategie, volledigheid van registratie, en aantal gestopte projecten.
- Middelengebruik: zoals betrokkenheid van medewerkers, beschikbaarheid van kritieke mensen en middelen en afhankelijkheid van externe krachten.
- Naleving: zoals governance, compliance, aanwezigheid van business cases en risico-beoordelingen.
- Doelstellingen: zoals benefitsrealisatie, waardecreatie en tevredenheid van de klant.
Het portfoliocommunicatieplan
Tot slot zorgt het portfoliocommunicatieplan voor een consistente en afgestemde communicatie over het portfolio. Dit plan bevat doelstellingen voor stakeholderbetrokkenheid, een stakeholdermap die invloed en belangen toont, en de communicatiemiddelen die je inzet per doelgroep.
Houd het simpel
De portfoliostrategie en het portfolio-uitvoeringsplan zijn het resultaat van een complex planningsproces. Zorg ervoor dat het senior management de kernboodschap begrijpt door de rapporten en schema’s eenvoudig en overzichtelijk te houden. Anders ontstaat er verwarring en worden er geen besluiten genomen. Pas waar mogelijk de 80/20-regel toe: toon alleen de belangrijkste mijlpalen, de voornaamste benefits en de grootste risico’s.
Lees de hele reeks:
Hoe krijg je een helder beeld van je portfolio? | Forsa Advies
Categoriseren van je portfolio | Forsa Advies
Effectief prioriteren van projecten | Forsa Advies
Het bouwen van een prioriteringsmodel – deel 2 | Forsa Advies
Hoe zorg je voor een gebalanceerd portfolio? | Forsa Advies
Wil je training, begeleiding of advies op het gebied van portfoliomanagement, neem dan contact met ons op en we graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
