Het bouwen van een prioriteringsmodel – deel 1

Heldere prioriteiten stellen wanneer het gaat over projecten en programma’s is een grote uitdaging voor veel organisaties. Dit kan leiden tot heel veel verschillende nadelige gevolgen: van ontevreden klanten en overbelaste medewerkers tot aan boetes voor het niet tijdig voldoen aan wettelijke vereisten. Duidelijke keuzes maken in je portfolio is een belangrijke factor in de oplossing hiervoor. Henny Portman vertelt je in deze blog als onderdeel van reeks over MoP portfoliomanagement hoe je dat doet. In deze blog gaat het over het bepalen van de prioriteiten in je portfolio.

Het doel van de practice ‘prioriteren’ is om het senior management, de portfoliotafel of het portfoliostuurgroep te ondersteunen bij het beantwoorden van de volgende vragen:

• Welke initiatieven zijn de juiste projecten om in te investeren?
• Wat zijn de belangrijkste initiatieven?
• Welke initiatieven moeten voorrang krijgen voor alle andere initiatieven in het toewijzen van mensen en middelen?

Het officiële Management of Portfolios-boek (MoP) stelt dat je deze vragen alleen kunt beantwoorden als je alle initiatieven hebt geprioriteerd. Dit kan voor het volledige projectportfolio, of per groep of categorie als je het portfolio hebt onderverdeeld. Zo kan elke groep of categorie haar eigen prioriteringsregels hanteren. Zie ook de blog Categoriseren van je portfolio.

Deze blog legt de nadruk op hoe je dit aanpakt. Dit gaat verder dan de officiële MoP-boek. In het boek staat “Spreek het belang van elk selectiecriterium af door een weging of percentage van relatieve belangrijkheid toe te kennen – en zorg ervoor dat de totalen samen 100% vormen.” Dit klinkt eenvoudig, maar hoe bepaal en bereken je de juiste weging of het juiste percentage voor elk selectiecriterium?

Achtereenvolgens worden verschillende soorten selectiecriteria besproken en twee prioriteringsmodellen uitgewerkt: de analyse met één criterium (single-criterium-analyse, SCA) en de analyse met meerdere criteria (multi-criteria-analyse, MCA). Zie voor prioriteringstechnieken in een agile omgeving de blog Prioriteren in een agile team.

Selectiecriteria

Er zijn veel meetcriteria die je kunt gebruiken. Over het algemeen kun je deze criteria onderverdelen in verschillende categorieën:

• Aantrekkelijkheid. Bijvoorbeeld ‘politieke’ noodzaak, strategische bijdrage, benefits, netto contante waarde (net present value, NPV), intern rendement (interest rate of return, IRR), kosten-batenverhouding (benefits cost ratio, BCR), klantwaarde, voldoet aan een wettelijke verplichting, verbetert de efficiëntie, voldoet aan een bestaande contractuele verplichting, et cetera.
• Haalbaarheid. Bijvoorbeeld reputatierisico, waarschijnlijkheid van projectoplevering, waarschijnlijkheid van het realiseren van benefits, complexiteit, kwaliteit van het management van logische afhankelijkheden, kwaliteit van het management van logistieke afhankelijkheden, kwaliteit van risicomanagement, voldoende beschikbaarheid van resources, terugverdientijd, risicopotentieelbeoordeling, et cetera
• Betaalbaarheid. Bijvoorbeeld kapitaalinvesteringen (capital expenditure, CAPEX), operationele kosten (operational expenditure, OPEX) en beschikbare subsidie.

Deze meetcriteria kunnen verschillende vormen aannemen:

• een financiële maatstaf, zoals de netto contante waarde;
• een procentuele maatstaf, zoals het interne rendement;
• een maatstaf gebaseerd op tijdsverloop, zoals de terugverdientijd;
• een classificatie, zoals strategische impact (missie kritisch, zeer gewenst, gewenst);
• of een schaalverdeling, zoals 7-14: winst, 15-17: zorg, 18-28: verlies.

Welk criterium je gebruikt, hangt af van jouw specifieke situatie.

Single-criterium-analyse

Het gebruik van één criterium om initiatieven te prioriteren biedt een eenvoudige methode en snelle antwoorden, maar kent ook nadelen. Stel dat je het financiële criterium ‘benefits’ gebruikt. Dit is minder bruikbaar wanneer je initiatieven hebt die niet direct financiële benefits opleveren, zoals een verbetering van de klanttevredenheid. Om dit probleem te voorkomen, kun je een criterium kiezen dat beide situaties kan afdekken, bijvoorbeeld intern rendement. Vervolgens vergelijk je initiatieven paarsgewijs om te bepalen welk initiatief belangrijker is.

Bij het kiezen van een geschikt criterium is het raadzaam gebruik te maken van decision conferencing. Decision conferencing is een techniek voor het betrekken van mensen bij een issue om dit samen te doorgronden en op te lossen. In dit geval: laat het senior management hierover discussiëren en gezamenlijk bepalen welk criterium het meest geschikt is.

Stappen voor een analyse met één criterium:

1. Selecteer het criterium
2. Vergelijk initiatieven paarsgewijs door te bepalen welk initiatief meer of minder belangrijk is
3. Verzamel alle prioriteringsinformatie en analyseer de resultaten

Paarsgewijs vergelijken vindt zijn oorsprong in de wet van Thurstone (Law of Comparative Judgment, 1927). Deze wet stelt dat mensen beter en betrouwbaarder zijn in het kiezen uit twee producten om te bepalen welke belangrijker is, dan in het geven van absolute scores aan één afzonderlijk product.

Voorbeeld van paarsgewijs vergelijken

Je wilt zes projecten effectief prioriteren en kiest ‘aantrekkelijkheid’ als het enige criterium. Zie ook de figuur.

In de eerste stap vergelijk je project A met de andere projecten. Je stelt telkens de vraag: “Is de aantrekkelijkheid van project A belangrijker dan die van project B, project C, enzovoort?”

In de matrix vul je een 1 in als Project A aantrekkelijker is en een 0 als het minder aantrekkelijk is. De matrix onder de diagonaal is het spiegelbeeld van de ingevulde waarden erboven: als project A aantrekkelijker is dan project B, dan is project B automatisch minder aantrekkelijk dan project A.

Deze aanpak bied je een gestructureerde en inzichtelijke manier om met beperkte middelen snel tot een prioriteringsvolgorde te komen.

Het kan nog simpeler. Hang een eenvoudig vel bruin papier aan de muur met bijvoorbeeld vijftien geprioriteerde initiatieven. Bij een nieuw initiatief bepaalt het managementteam de juiste plek met een eenvoudige paarsgewijze vergelijking: is het belangrijker of niet? Elk initiatief wordt zo op de juiste positie geplaatst. Overweeg of het initiatief met de laagste prioriteit stop te zetten of uit te stellen.

De volgende blog van Henny Portman lees je meer over het bepalen van de juiste prioriteiten in je portfolio. Dan in een prioriteringsmodel aan bod dat is gebaseerd op multi-criteria-analyse.

Lees de hele reeks:

Hoe krijg je een helder beeld van je portfolio? | Forsa Advies
Categoriseren van je portfolio | Forsa Advies
Effectief prioriteren van projecten | Forsa Advies
Het bouwen van een prioriteringsmodel – deel 2 | Forsa Advies
Hoe zorg je voor een gebalanceerd portfolio? | Forsa Advies

Wil je training, begeleiding of advies op het gebied van portfoliomanagement, neem dan contact met ons op en we graag met je in gesprek.

Contact opnemen

De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.