Het portfoliodashboard
In de voorgaande blogs is de portfolio-ontwikkelcyclus uitgewerkt. In deze blog wordt een start gemaakt met de portfolioleveringscyclus. Deze cyclus omvat zeven practices die in tegenstelling tot de portfoliodefinitiecyclus tegelijkertijd gehanteerd worden.
De practice ‘management control’ biedt de portfolioboard inzicht in de status van het portfolio. Daar bij het bieden van dit overzicht en inzicht ook gekeken wordt naar de benefits, de financiën en de risico’s raken we ook de practices benefitsmanagement, financieel management en risicomanagement. Zie bijvoorbeeld het Rijks ICT-dashboard met informatie over digitalisering van de Rijksoverheid.
Management control: OTOBOS of niet?
Al jarenlang rapporteert de Standish Group in hun Chaos-rapport over het aantal succesvolle en minder succesvolle projecten. Hoeveel projecten worden op tijd, binnen budget en volgens scope opgeleverd (OTOBOS)?
Veel organisaties gebruiken deze kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) als waarschuwingssignalen, vaak met behulp van het RAG-systeem (rood, amber, groen). Groen betekent dat alles volgens planning verloopt. Oranje betekent dat de projectmanager problemen signaleert maar nog opties heeft om die op te lossen. Rood betekent dat het project ontspoord is en dat de stuurgroep een besluit moet nemen. Omdat het om een waarschuwing gaat, kan een indicator weer op groen springen zodra het probleem is opgelost of een besluit is genomen.
Periodiek evalueren veel organisaties hun portfolio. Ze tellen hoeveel projecten risico lopen en gebruiken deze informatie in hun performance managementsystemen om aan te tonen hoe goed ze presteren.
Wanneer je naar de figuur kijkt, hoor je een manager al zeggen: “We doen het best goed met onze projecten. Natuurlijk hebben we af en toe problemen, maar gemiddeld genomen heeft slechts 10 tot 20% van onze projecten issues.” Komt dit je bekend voor?
In dit voorbeeld melden slechts twee projecten in de laatste maand een amber status. Maar wat zegt dat eigenlijk? Hebben we onze projecten echt onder controle?
Laten we dieper kijken. Bij project A ontstonden in juli problemen, waardoor de einddatum werd uitgesteld. Project B is een echt risicovol project met meerdere problemen; de einddatum is meerdere keren aangepast. Alleen project C wordt op de originele einddatum opgeleverd en project I is daadwerkelijk op tijd opgeleverd.
De manager zou dus eigenlijk moeten zeggen: “We hebben echt problemen met de oplevering van onze projecten. Slechts ongeveer 20% van onze projecten wordt op tijd opgeleverd.”
Als je rapporteert over de voortgang van je projectportfolio, gebruik dan de OTOBOS-indicatoren, maar neem het originele portfolio opleverplan als referentiepunt. Kijk bijvoorbeeld naar verschoven einddata om te berekenen hoeveel projecten daadwerkelijk succesvol zijn.
Obeya room
Naast de fysieke dashboards wordt tegenwoordig door veel organisaties gebruik gemaakt van een Obeya room. De Obeya – Japans voor “grote kamer” – is een fysieke of digitale ruimte waar teams en leiders samenkomen om de strategie van de organisatie te vertalen naar dagelijkse acties en prestaties. Het is een centrale plek voor visueel management en besluitvorming, gebaseerd op transparantie, samenwerking en ritme.
De ruimte is ingericht met visuele informatie die de voortgang, doelen en knelpunten van het werk duidelijk en overzichtelijk maakt. Door deze visuele aanpak ontstaat er een gedeeld begrip, worden discussies concreet en kunnen problemen sneller worden opgelost. De Obeya stimuleert dat mensen verantwoordelijkheid nemen, actief leren en als team verbeteren.
Informatie in een Obeya room bevat doorgaans:
- Strategische doelen – Visuele weergave van missie, visie, jaarplannen of OKR’s (Objectives & Key Results);
- Teamdoelstellingen – Doelen per team of afdeling, afgestemd op de overkoepelende strategie;
- Prestatie-indicatoren (KPI’s) – Metrics voor voortgang, kwaliteit, klanttevredenheid, etc;
- Voortgang en statusrapportages – RAG-status (rood, amber, groen), mijlpalen en risico’s;
- Probleemoplossing en verbeterinitiatieven – A3’s, root cause analyses, Kaizen-acties (kleine, gerichte verbetermaatregelen);
- Structuur en rollen – Wie is verantwoordelijk voor wat, inclusief eigenaarschap per thema;
- Planning en ritme – Overzicht van vergadermomenten, routines, cadans van evaluaties;
- Verbindingen tussen teams – Interfaces, afhankelijkheden en gezamenlijke doelen.
De kracht van een Obeya ligt niet alleen in wat je ziet, maar vooral in het gedrag dat het stimuleert: samenwerken, verantwoordelijkheid nemen, leren en verbeteren op basis van feiten.
Expert tips voor datavisualisatie
Tijdens het laatste PPM-congres, April 2025, was een presentatie over portfoliodashboard datavisualisatie waar verschillende tips aan bod kwamen. Begin altijd met de vraag waarom je iets visualiseert. Wat wil je overbrengen en voor wie? Datavisualisatie is meer wetenschap dan kunst – het gaat niet om mooi, maar om duidelijk. Vraag je dus af of visualiseren überhaupt nodig is. Sla geen stappen over en wees kritisch: shortcuts leiden vaak tot verwarring. Laat cirkeldiagrammen liever staan voor het toetje; ze zijn zelden de beste keuze om data te tonen.
Maak het je publiek gemakkelijk. Een goede visualisatie vereist geen extra denkwerk om te begrijpen. Gebruik kleuren bewust en consequent. Rood, oranje en groen (RAG) zijn krachtige signalen, maar alleen als ze betekenisvol worden ingezet. Denk goed na over je woorden: wat is het verhaal achter je data? Vermijd overbodige versiering of zogenoemde chart junk die afleidt van de boodschap. En tot slot: schets, experimenteer en toets – want de beste visualisaties ontstaan door te proberen en te verbeteren.
Conclusie
Het portfoliodashboard is een essentieel hulpmiddel binnen de portfolioleveringscyclus. Waar de portfolio-ontwikkelcyclus gefaseerd verloopt, vraagt de leveringscyclus om gelijktijdige inzet van meerdere practices. Management control speelt hierin een centrale rol door de voortgang van projecten zichtbaar te maken aan de hand van OTOBOS-indicatoren. Maar een ogenschijnlijk ‘groene’ status zegt niet alles. Alleen door het oorspronkelijke opleverplan als referentie te gebruiken, ontstaat een realistisch beeld van de daadwerkelijke prestaties.
Minstens zo belangrijk als tijd, budget en scope is het zichtbaar maken van batenrealisatie. Uiteindelijk draait portfoliosturing om het realiseren van organisatiedoelstellingen. Door in het dashboard ook de mate van gerealiseerde baten te tonen, wordt duidelijk in hoeverre de strategie daadwerkelijk binnen bereik komt. Dit vraagt om integratie met benefitsmanagement, risicomanagement en financieel management.
De inzet van een Obeya room versterkt dit inzicht. Strategie, prestaties, risico’s, verantwoordelijkheden en verbeteracties worden visueel en samenhangend gepresenteerd, waardoor teams sneller kunnen bijsturen. De kwaliteit van datavisualisatie is daarbij bepalend: helder, doelgericht en zonder overbodige franje. Door data te presenteren met betekenisvolle kleuren, begrijpelijke context en focus op het verhaal achter de cijfers, wordt het dashboard een krachtig sturingsinstrument. Niet alleen om grip te houden op de voortgang, maar vooral om de organisatie dichter bij haar doelen te brengen.
Lees de hele reeks:
Hoe krijg je een helder beeld van je portfolio? | Forsa Advies
Categoriseren van je portfolio | Forsa Advies
Effectief prioriteren van projecten | Forsa Advies
Het bouwen van een prioriteringsmodel – deel 2 | Forsa Advies
Hoe zorg je voor een gebalanceerd portfolio? | Forsa Advies
Hoe maak je een portfolio-uitvoeringsplan? | Forsa Advies
Wil je training, begeleiding of advies op het gebied van portfoliomanagement, neem dan contact met ons op en we graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
