Wat is PM²?
PM² is ontwikkeld door de Europese Commissie en wordt door veel EU-instellingen onderschreven als de officiële projectmanagementmethode.
Deze ondersteuning vanuit de Europese Commissie maakt dat deze methode in een korte tijd veel aandacht krijgt. Vooral wanneer je werkt in projecten die deels gesubsidieerd worden vanuit de Europese overheid, is het goed om je te verdiepen in deze methode. Vooralsnog is het voor externe partijen die subsidie aanvragen nog niet verplicht om met PM² te werken; het is echter wel een pré. En let op, 94% van het EU budget wordt aan programma’s en projecten besteed; dat betreft tussen 2021-2027 een bedrag van 1.200 miljard euro.
Het doel van de methode is, volgens de EU-website, om projectmanagers in staat te stellen oplossingen en benefits op te leveren aan hun organisaties door de gehele lifecycle van het project op effectieve wijze te managen. Deze doelstelling is generiek. De indruk is wel dat het afgestemd is op de context van de overheid, maar daarover verder in deze blog meer.
PM² is gebaseerd op ervaringen in de praktijk en heeft inhoudelijk veel weg van de bestaande methoden en bodies of knowledge op het gebied van projectmanagement. Denk hierbij aan het Project Management Body of Knowledge van PMI, PRINCE2® en de International Competence Baseline (ICB) van IPMA.
Gratis handboek en templates in diverse talen
Een slim pluspunt is dat het handboek, de ‘guide’, en de bijbehorende artefacten, oftewel sjablonen, gratis kunnen worden gedownload: Gratis download van het handboek en de sjablonen.
Bovendien is het handboek beschikbaar in het Engels, Frans, Spaans en Italiaans.
Naast deze projectmanagementmethode, is er ook een PM² Agile, PM² portfoliomanagement en PM² programmamanagement handboek beschikbaar en gratis te downloaden. Voor het programmamanagement is er ook weer een download met gratis artefacts.
Ondersteuning en community PM²
Het Centre of Excellence in PM² (CoEPM) is het aanspreekpunt en de beheerder van de methode en onder meer verantwoordelijk voor het blijven ontwikkelen van PM². Daarnaast is er het PM² Support Network (PSN) een netwerk van lokale support offices (LPSOs) die ondersteuning krijgen van het CoEPM. Je kunt ook zelf aansluiten bij de Open PM² Community om op de hoogte te blijven van updates: Meld je aan.
Inhoud
De inhoud van het handboek is erg herkenbaar. Het start met een introductie van de organisatie en de ondersteuning, legt uit wat een project is en schetst dan de omgeving van het project in termen van programma’s, portfolio’s, operations, enz.
De uitleg over benefits, outcomes en outputs is vergelijkbaar met die van PRINCE2.
De sectie Developing Project Management Competences bevat aanbevelingen zoals het onderzoeken van de huidige methoden in de eigen organisatie, het continue verbeteren van de werkwijze, het doorlopen van een geaccrediteerde PM² training met certificering en aan te sluiten bij de bijbehorende community.
Projectorganisatie
De projectorganisatie wijkt wel wat af van bekende methoden zoals PRINCE2, IPMA, enzovoorts. Het bestaat uit twee kolommen: een vraag- en een leverzijde. Vervolgens kent het vijf lagen. Van onder naar boven kent het model een:
- ‘performing layer’ met oplever- en implementatieteams.
- ‘managing layer’ voor de Business Manager en de projectmanager die nauw samenwerken op gelijkwaardige voet.
- ‘directing layer’ met de Project Owner en de Solution Provider.
- ‘steering layer’, het Project Steering Committee, bestaande uit de managing en directing layer samen.
- ‘business governance layer’ waar het project aanhaakt op de lijnorganisatie, bijvoorbeeld bij hoger bedrijfsmanagement of portfoliomanagement.
In het Project Steering Committee kunnen ook andere, optionele rollen worden toegevoegd zoals een Data Protection coordinator, User/Business Representatives, Local Information Security Officers, Project Support Office, enz. Er worden er acht genoemd, maar er zijn vast nog andere rollen mogelijk bijvoorbeeld op het gebied van milieu, diversity, enzovoorts.
Er staat dat de Project Owner eindverantwoordelijke is, maar er is geen nadruk op diens finale zeggenschap. Het model maakt geen onderscheid tussen de stuurgroepleden en de stuurgroepvergadering. De eerstgenoemde betreft een orgaaan en de tweede ee bijeenkomst waar de projectmanager en andere experts de beslissers kunnen adviseren. Dit organisatiemodel lijkt sterk te leunen naar overeenstemming met wel 12 voorbeelden van rollen die onderdeel kunnen zijn van dit orgaan. En een Steering Committeee met veel leden leidt tot moeizaam plannen van overleggen en tragere besluitvorming. Bij de fasenovergangen staat overigens wel expliciet dat de Project Owner bijvoorbeeld akkoord geeft op bijvoorbeeld de Business Case of deze verwerpt.
Ook zullen de projectmanager en de Business Manager hele goede afspraken moeten maken met elkaar om te voorkomen dat ze elkaar in de weg lopen of tegen spreken en daarmee verwarring creëren.
Voor een Europese Commissie is een dergelijke, uitgebreide stuurgroepopzet niet vreemd, maar het maakt het model mogelijk minder slagvaardig, en minder aantrekkelijk voor commerciële omgevingen.
Fasering
In PM² wordt een vaste fasering van vier fasen beschreven: Initiating, Planning, Executing and Closing.
De Initiating phase is voor sommigen verwarrend, en is NIET hetzelfde als de initiatiefase van PRINCE2, maar juist een pre-projectfase of opstartfase waarin onder meer wordt gekeken of het project de moeite waard is. Hieruit volgen een Project Initiation Request, een Project Charter inclusief business case en een aantal logboeken. De Project Charter lijkt op de project brief van PRINCE2.
De Planning phase is vergelijkbaar met de initiatiefase uit PRINCE2. Hier komt onder meer het Project Handbook en het Project Work Plan uit voort dat veel weg heeft van de PID uit PRINCE2.
De Executing phase betreft uiteraard de uitvoering van het project waarin de taken worden toegewezen aan de uitvoerende laag van het project. Opvallend puntje is hier dat de projectmanager ook quality assurance activiteiten mag oppakken. Dat wijkt af van kwaliteitsborging zoals bijvoorbeeld in PRINCE2 en IPMA’s ICB4.
De Closing phase beschrijft het afsluiten van het project en het overdragen van de laatste producten naar de staande organisatie. Dit is ook weer goed vergelijkbaar met PRINCE2 en IPMA qua inhoud.
Een opvallend verschil met PRINCE2 is verder dat de fasen elkaar enigszins overlappen.
Monitoring & control
Verder komen in het hoofdstuk Monitoring & Control bekende onderwerpen voorbij zoals cost, requirements, risk, project change, issues, enz. Iets opvallender zijn de onderwerpen transition, business implementation en outsourcing. Deze worden compact beschreven.
Pluspunten PM²
Belangrijke pluspunten van deze methode zijn:
- het gebruik van PM² door de Europese overheid. Dat geeft de kennis en certificering waarde en in het bijzonder voor organisaties die projecten ondernemen met Europese subsidie.
- het gratis beschikbaar stellen van de handboeken en sjablonen.
- de leesbaarheid en compactheid van het handboek.
- de overstemming met andere best practices wat het makkelijk maakt om op over te stappen van andere bekende projectmanagementmethoden naar PM² .
Aandachtspunten PM²
Twee aandachtspunten van deze methode zijn dat het:
- organisatiemodel wat minder slagvaardig oogt. In de praktijk is het belangrijk om bij de invulling ervan duidelijke afspraken te maken met de betrokkenen over hun beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden.
- een fasering biedt met een minder duidelijke koppeling tussen fasenovergangen en beslismomenten doordat fasen elkaar enigszins kunnen overlappen en met standaard één uitvoeringsfase wat bij langere projecten kan leiden tot een langere uitvoeringsfase dan goed beheersbaar is.
- weinig concrete handvatten biedt in het op maat maken van de methode voor bijvoorbeeld kleinere of commerciële projecten. Deze punten maken de methode minder breed inzetbaar dan bijvoorbeeld PRINCE2.
Wil je meer weten over PM² en bijbehorende trainingen en certificering, neem dan eens contact met ons op.
Aan deze blog hebben meegewerkt:
- Tanja van den Akker MBA, geaccrediteerd PRINCE2 en Change Management trainer.
- Francis Mañas, geaccrediteerd PRINCE2, PRINCE2 Agile, MSP en PM² trainer
Bronnen: naast het handboek en de artefacten is ook deze brochure geraadpleegd: The EU’s 2021-2027 long-term Budget and NextGenerationEU FACTS AND FIGURES