Het PM BOK van PMI

Het PM BOK van PMI staat voor Project Management Body of Knowledge. Als je precies wilt zijn, is het geen methode maar een verzameling van onder andere relevante modellen, inzichten, technieken voor projectmanagement.

Het PM BOK is eigendom van PMI, het Project Management Institute. PMI is opgericht in 1969 en een not-for-profit organisatie. Volgens de PMI website zijn er in 2023 wereldwijd 1,2 miljoen PMP gecertificeerden wereldwijd en 650.000 actieve leden.

het PM BOK wordt wereldwijd gebruikt maar is vooral populair in de VS, Canada, het Midden-Oosten, Australië en Azië. Het PM BoK van het PMI en de ICB van IPMA zijn qua onderwerpen en opbouw vergelijkbaar, maar wel opgebouwd vanuit andere culturele achtergronden. IPMA is ontwikkeld in Europa daar het meest populair maar wordt eveneens wereldwijd gebruikt. IPMA is echter wat minder open over het wereldwijde aantal leden en gecertificeerden.

Gebaseerd op principes

De 7e editie is gestructureerd langs principes voor projectmanagement, waar de 6e editie was gebaseerd op processen; er is dan ook geen procesmodel meer te vinden in de 7e editie PM BOK Guide. Met een uitwerking op basis van principes is het PM BoK minder voorschrijvend geworden en geeft het meer richting en houvast in allerlei verschillende projectsituaties. Daarnaast is het creëren van waarde centraal gesteld door acht project performance domains te definiëren en uit te werken.

Kernwaarden

De vier kernwaarden die het meest belangrijk worden gevonden:

• Verantwoordelijkheid
• Respect
• Rechtvaardigheid
• Eerlijkheid

De principes

De PMI principes van het PM BOK zijn:

• Wees een ijverige, respectvolle en zorgzame rentmeester.
• Creëer een omgeving waarin het projectteam goed kan samenwerken.
• Betrek de belanghebbenden op effectieve wijze.
• Focus op het creëren van waarde.
• Herken, evalueer en reageer op systeeminteracties met systeemdenken.
• Toon leiderschapsgedrag.
• Maak op maat voor de context.
• Integreer kwaliteit in de processen en deliverables (producten).
• Vind je weg in complexiteit.
• Optimaliseer je risicomaatregelen.
• Omarm aanpassingsvermogen en veerkracht.
• Ondersteun verandering om de beoogde toekomstige situatie te bereiken.

De project prestatiedomeinen

De PMI project prestatiedomeinen van het PM BOK zijn:

• Belanghebbenden identificeren, begrijpen, analyseren, prioriteren, betrekken en monitoren.
• Team. Dit gaat o.a. over een goed presenterend team ontwikkelen, dienend leiderschap, effectieve teamwaarden, het beleggen van project manager taken en emotionele intelligentie.
• Ontwikkelaanpak en levenscyclus. Hier wordt niet gesproken over agile en waterval, maar over ‘voorspellend’ versus ‘adaptief’. Maar hybride, oftewel een combi kan ook.
• Planning. Dit betreft o.a. te overwegen factoren bij het uitwerken van de planning en bijbehorend budget, wijze en kwaliteit van schatten en afhankelijkheden.
• Projectwerk. Dit gaat over het soepel uitvoeren van het werk door het projectteam en benoemt onder meer het managen van het werk, het inkopen/managen van materialen, machines, voorraden en logistiek. Door de combinatie van onderwerpen komt het een beetje over als een allegaartje.
• Levering. Dit hoofdstuk behandelt kwaliteitsvereisten en scope, de kosten van het (niet) leveren van kwaliteit en de kosten van het laat in het leveringsproces ontdekken van kwaliteitsproblemen.
• Meting. Wat zijn goede prestatie-indicatoren voor het project? Hoe definieer je deze SMART? En hoe presenteer je deze? Verder leer je onder meer over Earned Value Analysis, Return on Investment (ROI) en Net Promotor Score (NPS) komen hierin aan bod als indicatoren. Deze informatie kan het team presenteren met behulp van Information Radiators (informatieborden met de voortgang in de werkruimte), burn charts, enz. Tenslotte komen wat valkuilen hierbij aan bod.
• Onzekerheid. Dit gaat over het managen van risico’s inclusief kansen en complexiteit.

Op maat maken

Daar elk project uniek is, is het belangrijk om je werkwijze aan te laten sluiten op de aard van het project en de omgeving. Hierbij moeten projecten vaak hun weg vinden in tegenstrijdige wensen en belangen zoals voldoen aan wet en regelgeving en snel leveren tegen minimale kosten. Volgens het PM BoK kun je onder meer op maat maken door de keuze van de leveringsaanpak per fase van het project (agile, waterval of hybride), het betrekken van meer of minder ervaren mensen en partners, de keuze van tools, methoden en artefacten.

Het proces van op maat maken bestaat uit:

1. Meest geschikte ontwikkelaanpak kiezen
2. Aanpassen op basis van de organisatie
3. Op maat maken voor het project
4. Bewaken, leren en bijsturen

Modellen, methoden en artefacten

• Model: een denkwijze om een proces, raamwerk of fenomeen uit te leggen.
• Methode: een middel om een uitkomst, output, resultaat of een (project)product te realiseren
• Artefact: een sjabloon, document, output of (project)product.

Voorbeelden: situationeel leiderschap van Ken Blanchard, OSCAR-model van Karen Whittleworth en Andrew Gilbert voor persoonlijke ontwikkelplannen, Hygiene- en motivatiefactoren van Herzberg, Daniel Pink over motivatie, de X en Y-theorie van Mc Gregor en Z van Maslow, ADKAR®, 8-stappen model van Kotter voor verandering, het verandermodel van Virginia Satir, Cynefin, Covey over win-win, enz. Deze modellen worden allemaal in een alinea of halve bladzijde aangehaald.

Procesmodel

PMI kent vijf projectmanagement procesgroepen:

1. Initiating – betreft de processen gericht op het definiëren van een nieuw project of het verkrijgen van akkoord op een nieuwe fase van een lopend project.
2. Planning – bevat de processen die nodig zijn om de scope van een project duidelijk vast te stellen, de projectdoelstellingen te verfijnen en de werkwijze te bepalen waarmee de deze doelstellingen bereikt kunnen worden.
3. Executing – beschrijft de processen om het in het projectmanagementplan beschreven werk uit te voeren zodanig dat het voldoet aan de projectvereisten.
4. Monitoring and Controlling – bestaat uit de processen die nodig zijn om de voortgang en prestaties van het project te bewaken, beoordelen en te reguleren. Identificeren van punten waarop het plan verbeterd moet worden en deze verbeteringen dan ook doorvoeren.
5. Closing – deze procesgroep gaat over het formeel afsluiten van een project, fase of contract.

Klassiek of agile?

In de Process Practice guide vind je een procesmodel met fasering, de te nemen stappen en een uitgebreide handleiding ten aanzien van het maken van een planning. In de Agile Practice Guide vind je een beschrijving van hoe je je project agile kunt invullen. De Agile Practice Guide is in deze blog niet verder beschreven, hierover zal een separate blog verschijnen.

Certificering

Er zijn twee projectmanagementniveaus waarop je kunt certificeren:

• CAPM – Certified Associate in Project Management. Hiervoor is ervaring geen vereiste. Wel heb je een middelbare school diploma en die je een training te doorlopen van minimaal 23 uur. Geaccrediteerde opleiders kunnen daarvoor een bewijs uitgeven en beschikken over de officiële lesmaterialen. Na afloop dien je in 3 jaar 15 PDU punten te verzamelen om je kennis op  peil te houden en daarmee gecertificeerd te blijven.
• PMP – Project Management Professional. Hiervoor heb je 24 tot 60 maanden projectmanagementervaring nodig, afhankelijk van welke vooropleiding je hebt. Als je een middelbare school diploma hebt behaald, dien je over 60 maanden praktijkervaring te beschikken. Heb je een 4-jarige bachelor opleiding doorlopen dan volstaat 36 maanden projectmanagementervaring. Heb je een zo geheten GAC opleiding doorlopen, dan heb je zelfs maar 24 maanden projectmanagement ervaring nodig. Per 3-jaar cyclus heb je 60 PDU punten nodig om gecertificeerd te blijven.

Naast deze twee certificeringen zijn er allerlei PMI agile,  programma- en portfoliomanagement certificeringen beschikbaar, dat geldt overigens ook voor AXELOS/Peoplecert en IPMA, al stelt Peoplecert geen eisen aan de ervaring van een kandidaat.

De PMI trainingen zijn in Nederland doorgaans duurder dan andere projectmanagementtrainingen. Daarentegen zijn de examens goedkoper dan IPMA, wat het meest vergelijkbaar is qua projectmanagementcertificeringen qua breedte van onderwerpen. Zo is de prijs (in 2023) van een PMP examen $ 555 (=€ 506)  en die van een CAPM examen $ 300 (€ 273) voor niet-leden. Ter vergelijk zijn de prijzen van IPMA examens als volgt: IPMA D € 643 en IPMA C € 2.356 voor het theorie-examen en het assessment samen. Helemaal eerlijk is de vergelijking niet wat de opzet van de examinering is wel anders, zo worden álle IPMA A, B en C kandidaten live geïnterviewd door twee assessoren. En die assessoren moeten zelf senior genoeg zijn op het vakgebied om anderen te beoordelen. Bij PMI vindt de controle op wat als ervaring is ingevuld, steekproefsgewijs plaats.

Anglosaksisch

PMI is ontstaan in een Anglosaksische cultuur en kent geen aanpassingen per land. Dit is anders bij IPMA, wat is ontstaan in Europa en per land inhoudelijke verschillen kent om ruimte te geven voor lokale aanpassingen. Hoewel het lastig is om heel de VS te typeren, kun je op basis van de cultuurdimensies van Geert Hofstede zeggen dat de VS een meer masculiene cultuur heeft en een minder lange termijn oriëntatie dan Nederland. Zie hieronder de vergelijking van de VS en enkele Noord-West Europese landen op basis van de cultuurdimensies van Hofstede. Toelichting op deze twee dimensies:

• Een meer masculiene samenleving legt meer nadruk op individualisme, concurreren, presteren en status. Dat staat tegenover de meer feminiene maatschappij, waarbij het meer over ‘samen’ de zaken voor elkaar krijgen gaat, waar je kwetsbaar mag zijn en je emoties mag tonen.
• Een samenleving met een meer korte termijn focus is – kort samengevat – meer gericht op het hier en nu oogsten en vaak ook op tradities uit het verleden, terwijl een samenleving met een lange termijn focus meer bezig is met het investeren in de toekomst.

Zie voor een beschrijving over dit model ook onze white paper met de top 10 verandermanagementmodellen.

Samengevat

Kort samengevat:

• In de VS, Azië en het Midden-Oosten zal PMI je kansen op een project vergroten.
• PMI is ontstaan vanuit een Anglosaksische cultuur. Het is dus goed om te beoordelen of die culturele basis past bij je project en/of organisatie.
• Het is veel studiemateriaal. Het PM BOK boek zelf bevat de hoofdlijnen, de ‘Process Groups: A Practice Guide’ beschrijft de processen en je vindt een agile werkwijze in de Agile Practice Guide. Dat is dan wel weer veel studiemateriaal. Echter, voor een CAPM of PMP training ontvang je compacter lesmateriaal, gebaseerd op deze drie boeken, aldus onze geaccrediteerde trainingspartner voor CAPM en PMP trainingen.
• Het lidmaatschap is de moeite waard als je je verder wilt verdiepen in projectmanagement. Voor $ 129 (plus $10 inschrijfkosten voor het eerste jaar) krijg je toegang tot extra content, zoals alle digitale boeken, én een korting op het examen. Bovendien zijn met het lidmaatschap beide examens ongeveer $ 150 goedkoper, dus dan heb je voor dat jaar je lidmaatschap eruit.
• Per saldo is de combinatie van training en certificering door de opzet ervan naar verhouding aantrekkelijk.

Forsa Advies werkt samen met een PMI Accredited Training Provider. Wil je meer weten over PMI en bijbehorende trainingen en certificering, neem dan nu contact met ons op.

Contact opnemen

Auteur:

• Tanja van den Akker MBA, geaccrediteerd PRINCE2 en Change Management trainer.

Copyright plaatje en methodologie: PMI.

Bronnen:

• Boek PMI: PM BoK Guide 7th edition. Dit zijn eigenlijk 2 boekjes in één: The Standard for Project Management én A Guide for the Project Management Body of Knowledge, met elk een eigen inhoudsopgave, paginanummering en index.
• Boek PMI: Process Groups: A Practice Guide
• De website: Certification Framework (pmi.org)