Projectmanager in Veiligheidsregio: Caroline Reitsma

Wat doet een projectmanager eigenlijk? En hoe word je projectmanager? Projectmanager bij Veiligheidsregio Brabant-Noord, Caroline Reitsma, vertelt over haar projecten en geeft je praktische tips. Via een Teams-meeting heb ik dit keer een interview met Caroline Reitsma over projectmanagement, die – zoals veel Nederlanders – nu thuis werkt. Ze is projectmanager voor het Projectbureau van Veiligheidsregio Brabant-Noord.

Wat voor projecten doe je zoal?

 

Inmiddels ben ik zes jaar projectmanager en doe ik vooral projecten waarbij veel interne en externe afdelingen en organisaties betrokken zijn. Het is uitdagend: de partijen lijken vaak tegenstrijdige belangen te hebben. Mijn ervaring is dat wanneer je de partijen bij elkaar krijgt en samen zoekt naar overeenkomsten, zijn de verschillen veel kleiner dan verwacht. Van daaruit kan je komen naar mogelijke oplossingen.

Zo heb ik gewerkt aan de samenvoeging van twee brandweermeldkamers voor de regio’s Zuid-Oost Brabant en Brabant-Noord tot één brandweermeldkamer Oost-Brabant. Het project was nodig in verband met veranderende Nederlandse regelgeving. Een belangrijk aandachtspunt bij dit project was het verschil in organisatieculturen. Zo was brandweer Zuid-Oost Brabant iets hiërarchischer van aard en brandweer Brabant-Noord juist weer iets meer polderend.

Projecten en worstenbroodjes

 

Een ander project waar ik aan heb gewerkt was verbonden aan de opheffing van gemeente Haaren in Noord-Brabant. De dorpskern van Haaren werd overgeheveld naar een nieuwe Veiligheidsregio en dus moest ook de brandweerpost worden overgedragen. De veiligheidsregio’s zijn verschillend georganiseerd en ook zijn er verschillen in cultuur. Er zijn bijvoorbeeld verschillen over hoe je een bloemetje voor een zieke collega kunt bestellen of worstenbroodjes kunt regelen voor een gezellig momentje samen met collega’s.

Dit kunnen kleine en onbelangrijke zaken lijken, maar deze hebben een grote impact op de beleving en motivatie van de vrijwilligers. Vrijwilligers waren in deze verandering bezorgd of ‘de ziel’ van hun werk hetzelfde blijft in een andere regio. Sommigen hebben getwijfeld of ze het vrijwilligerswerk nog wel wilden doen. Gelukkig hebben we iedereen weten te behouden door goed om te gaan met deze emoties.

Hoe ga je om met deze emoties in en rond de projecten die je leidt?

 

Als projectleider is het heel belangrijk om aandacht te hebben voor de emotie van de mensen die te maken krijgen met een ingrijpende verandering. De kunst is om je er niet door te laten leiden.
Dat klinkt als een wijs inzicht!

En hoe bewaak je die balans tussen aandacht hebben voor emoties en je er niet door te laten leiden?

Caroline vertelt: je hebt inlevingsvermogen en leiderschap nodig. Het helpt als je goed luistert naar wat mensen echt belangrijk vinden en welke onderbouwing zij aan hun zorgen of bezwaren geven. Ik bied in projecten genoeg ruimte voor overleg met betrokkenen. Tegelijkertijd pak ik ook het leiderschap op om te komen tot duidelijke keuzes, houd ik mezelf daaraan en leg ik gemaakte keuzes goed uit.

Emotie los je alleen op met emotie

 

Vladimir, vertelde ons onder andere: Emotie los je alleen op met emotie. Als ik dat voor mezelf naga, dan klopt dat. Verder kwam onder andere aan bod hoe je als projectmanager het beste kunt omgaan met weerstand. Dat is nuttig. Bovendien wordt je je tijdens de training meer bewust van wat je eigenlijk doet in zo’n situatie.

Verder gaf Vladimir een goede tip waarvan ik denk dat andere projectmanagers daar iets aan hebben:

Projectmanagement is 1/3e denken, 1/3e werken en 1/3e relatie-onderhoud.

Je kunt dus als projectmanager niet de hele dag op de ‘harde’ kant van projectmanagement focussen. Het werk van een projectmanager is óók koffie drinken, netwerken en bijpraten. Zo kun je de signalen oppikken om te weten wat er speelt: wat gaat er goed en wat kan er beter? Je kunt maar beter niet alleen vertrouwen op de informatie die je krijgt vanuit de projectvergaderingen. Mensen spreken zich in het algemeen tijdens vergaderingen vaak niet makkelijk uit. Met regelmatig contact één op één kun je net iets persoonlijker informatie uitwisselen en hoor je méér.

En welke methode of projectmanagement training raad je projectmanagers aan die zich willen ontwikkelen?

 

Wat ons als projectenbureau enorm geholpen heeft, is dat we een incompany IPMA training hebben georganiseerd en deze samen hebben doorlopen. Die training hebben we helemaal af laten stemmen op onze leerdoelen. Vanuit dat kader, zijn mijn tips:

  1. Besteed in een projectmanagementtraining aandacht aan zowel de vaktechnische als aan de sociale competenties. Dus niet alleen processen, processtappen, rollen en documenten maar ook aandacht voor hoe je je zachte vaardigheden inzet in projecten;
  2. Zorg dat je dat je een goede intake hebt met de opleider en de trainer(s) en denk vooraf goed na over wat je wilt bereiken;
  3. Vraag de opleider om in te zoomen op de eigen organisatie en op de punten waaraan je wilt werken;
  4. Kies een opleider c.q. trainer die in staat is en bereid is moeite te doen om de algemene theorie te koppelen aan voorbeelden uit de eigen praktijk van de deelnemers.

Wil je ook meer weten over onze IPMA trainingen? Kijk dan hier.

Hoe gaan jij en je collega’s nu verder?

 

Op basis van wat we geleerd hebben in de IPMA training gaan mijn collega’s en ik van het projectenbureau samen een plan uitwerken om projectmanagement in onze organisatie te versterken. Een vraag die hierin centraal staat is hoe gaan wij onze organisatie ondersteunen in het verbeteren van de sturing?

We willen deze verbeterslag integraal aanpakken. Daarbij gaan we ook kijken naar hoe we onze portfolio gaan managen.

Het is fijn om te weten dat we Forsa Advies er weer bij kunnen roepen als klankbord. Zij kijken en denken mee waar en wanneer we dit nodig hebben. Forsa Advies werkt met  geaccrediteerde trainers in projectmanagement, programmamanagement, portfoliomanagement én verandermanagement en zijn dus de ideale partner voor ons in deze ontwikkeling.

Dit interview met Caroline Reitsma over projectmanagement is afgenomen en uitgewerkt door Tanja van den Akker. Wil je ook met jouw team of organisatie aan de slag om het projectmanagement in jullie organisatie te versterken? Kijk dan eens naar onze incompany trainingen.