Versterken projectmanagement Bibliotheek Rotterdam
Rinke van Brenkelen is de trekker in het versterken van het projectmanagement bij de Bibliotheek Rotterdam. Hij werkt inmiddels een kleine tien jaar voor deze organisatie. In Teams spreek ik hem online over de Bibliotheek, de rol van projectmanagement in de organisatie en over de samenwerking met Forsa Advies. Tenslotte geeft hij tips voor organisaties die het projectmanagement willen versterken.
Voorgeschiedenis
In 2016 benaderde een collega van Rinke een aantal opleiders voor een in-company PRINCE2 Foundation training en examen. Een drietal partijen kwamen op de short-list en Forsa Advies werd geselecteerd op basis van de offerte en een persoonlijk gesprek.
Sindsdien hebben Bibliotheek en Forsa Advies contact. HR en Rinke, verantwoordelijk voor onder meer het versterken van het projectmanagement binnen de organisatie, kunnen contact opnemen wanneer ze even willen sparren. En als accountmanager van Forsa Advies bel ik zelf regelmatig om te horen hoe het gaat en denk mee met Bibliotheek Rotterdam waar dat gewenst is.
Forsa Advies heeft hier onder andere sessies voor opdrachtgevers, PRINCE2 Foundation trainingen en workshops in portfolio- en risicomanagement verzorgd.
De bibliotheek is een verbindende factor in de stad
Het is altijd een feest om met Rinke te spreken. Zijn energie, gedrevenheid en vrolijkheid werken aanstekelijk op me. Ik trap af: ‘Rinke, voor mij was het een verrassing dat de bibliotheek een plek is waar veel meer gebeurt dan boeken uitlenen!‘
Rinke knikt bevestigend: ‘de Bibliotheek Rotterdam heeft een verbindende taak in haar omgeving waar deze is gevestigd. Ze verzorgt diensten voor bijvoorbeeld kwetsbare jongeren, mensen die thuis geen computer hebben en eenzame ouderen. De bibliotheek gaat met haar tijd mee door ook online e-books uit te lenen. Je kunt er zelfs terecht voor hulp bij je belastingaangifte.’
Veel verschillende projecten
Rinke vervolgt: ‘deze speciale programma’s en diensten maken dat de Bibliotheek Rotterdam een behoorlijk aantal, uiteenlopende projecten heeft. Hierbij heeft de organisatie te maken met allerlei regels, partijen en geldstromen. Dit moet goed gemanaged worden.’
Projecten als gevolg van de pandemie
Enthousiast vertelt Rinke verder: in deze Corona-tijd werkt de Bibliotheek bijvoorbeeld samen met welzijnsorganisaties aan een project om kwetsbaren in de maatschappij te steunen in deze isolerende periode. Vanuit de Veiligheidsregio is het de bibliotheek alleen toegestaan om groepen te helpen die daadwerkelijk kwetsbaar zijn. De Bibliotheek wil ze bijvoorbeeld toegang geven tot een computer als ze dat thuis niet hebben. De wetgeving omtrent privacy maakt dat de bibliotheek zelf niet kan vragen om inzage in gegevens die aantonen dat iemand inderdaad als kwetsbaar mag worden beschouwd. Dat betekent dat een welzijnsorganisatie kan doorgeven of een iemand hier aanspraak op mag maken of niet, zodat wij ze een werkplek kunnen aanbieden.’
Projecten voor de interne organisatie
Naast deze projecten wordt tegelijkertijd de interne organisatie goed opgeschud. De Bibliotheek gaat werken in termen van missielijnen die gelinkt zijn aan doelgroepen. Een missielijn kan dan zijn persoonlijke ontwikkeling van jongeren of het ontwikkelen van basisvaardigheden. Voorbeelden van doelgroepen zijn kinderen, jeugd en ouderen. De medewerkers werken in een missielijn en zijn gericht op een specifieke doelgroep.
Sluiten, weer open gaan en weer sluiten
Ook de pandemie heeft projecten met zich meegebracht. Denk aan het maken van de slag naar iedereen vanuit huis werken. Of aan de bibliotheekgebouwen die aan de hand van de Corona-maatregelen zijn gesloten, weer open zijn gegaan en opnieuw moesten worden gesloten. Een sluiting of opening gaat gepaard met een grote verscheidenheid aan acties. Zo moet het personeel worden uit- of ingeroosterd, applicaties worden uitgezet of opgestart en het boekenproces worden aangepast. Sommige activiteiten worden geannuleerd en nieuwe juist opgestart. En dan hebben we het nog niet over het aanpassen van de afspraken met de schoonmaak, vuilophaaldienst, leveranciers, enz. Doordat dit niet eerder zo was voorgekomen, is dit ook als een project aangepakt.
Steeds weer een stap maken
We hebben steeds goed in de gaten gehad dat het verbeteren van projectmanagement voor de Bibliotheek Rotterdam geen eenmalige trainingsactie zou zijn. We maken steeds weer een stap. En het is fijn om te ervaren dat er in de organisatie nog steeds de wil is om het projectmanagement te verbeteren.
Wat heeft het jullie opgeleverd?
Ik vraag Rinke: wat heeft het versterken van het projectmanagement voor de Bibliotheek Rotterdam opgeleverd? Rinke hoeft niet naar woorden te zoeken: in de verbetering heeft Forsa Advies heel goed geholpen met onder andere de PRINCE2 trainingen die we hebben doorlopen. En PRINCE2 helpt ons om de juiste projecten te starten, duidelijk het doel voor ogen te houden en meer grip te ervaren op projecten.
De juiste projecten starten
Zoals in veel organisaties kunnen we hier snel warm lopen voor een goed idee en hebben we de neiging om er direct mee van start te gaan. Die energie en dat enthousiasme is natuurlijk geweldig. Echter, als we dan niet oppassen kan het er toe leiden dat we veel tijd en energie steken in een project dat niet rendabel blijkt.
Duidelijk doel
PRINCE2 heeft ons geleerd zakelijker naar projecten te kijken en meer gestructureerd te werken. Nu vertragen we eerst voorafgaand aan een project om goed na te denken over wat het project kan bijdragen aan onze organisatiedoelen. En óók wat het project kost aan inspanning en middelen. En tenslotte welke gevolgen het project heeft voor andere initiatieven. De kans op onaangename verrassingen later in een project wordt met deze voorbereiding een stuk kleiner. PRINCE2 helpt ons eerst goed na te denken over welk vraagstuk we met het project willen oplossen.
Meer grip
Verder hebben we aan de hand van PRINCE2 geleerd in fases te denken en te werken, projecten meer gestructureerd te doorlopen. Zo houden we meer grip op zaken als tijd, geld en andere middelen.
Gedeelde taal en gedeeld raamwerk
De trainingen hebben ons een gedeelde taal en een gezamenlijk raamwerk gegeven. En we hebben nu een duidelijkere fasering met beslismomenten. De fasering helpt om onze projecten in behapbare stukken te knippen. Zo kunnen we steeds te bepalen of we nog op de goede weg zijn en of het project haalbaar is en blijft. Voor de haalbaarheid kijken we dan naar wat er nodig is voor het project en of dat past met de middelen en mensen die we beschikbaar hebben.
Portfolioboard
Ook hebben we een portfolioboard opgezet om het geheel aan projecten beter te overzien en te managen. In de nieuwe organisatie moet deze wel weer opnieuw een plek krijgen. Zo zie je dat onderhoud van het projectmanagement belangrijk is en vraagt om alert te blijven.
Rinke trekt even een nadenkend gezicht: we merken dat we proactief moeten blijven. Als we te laat starten met plannen maken en deze last minute moeten aanleveren, dan is het lastiger om een project goed te doorlopen. Er is een cultuurverandering nodig om proactief en planmatig te werken. En met dat laatste bedoel ik: om vooruit te blijven kijken en voor te bereiden. Daarmee kom je tot betere plannen en daarmee betere projecten.
Waarom Forsa Advies?
Als ik aan Rinke vraag waarom hij met Forsa Advies werkt voor het versterken van het projectmanagement bij Bibliotheek Rotterdam, vertelt Rinke zonder aarzelen: het is een fijne partner geworden die naast kennis en kunde een persoonlijke betrokkenheid biedt. Forsa Advies is meer dan bereid om verder te gaan dan het standaard aanbod. De mensen van Forsa Advies luisteren goed en als we zelf nog niet helemaal goed weten wat we nodig hebben, dan denken ze met ons mee. Er is vertrouwen over en weer.
Fijne trainer
Met een lach vult hij aan: we hebben een hele fijne trainer, Douwe Brolsma, die ons inmiddels goed kent en waarmee we hebben gewerkt aan ons project-, proces-, risico- en portfoliomanagement in trainingen en workshops. We weten wat we aan Forsa Advies hebben. En ik hoef niet steeds uit te leggen wat we doen, wie we zijn en waarnaar we streven.
Tips uit de praktijk
Ik vraag Rinke wat hij andere organisaties zou adviseren op basis van zijn eigen ervaringen in het versterken van het projectmanagement bij de Bibliotheek Rotterdam. Hij heeft een heel rijtje waardevolle tips.
De neuzen…
Allereerst, zorg dat voordat je begint de ‘neuzen dezelfde kant op staan’: wat willen we verbeteren in de wijze waarin we met projecten omgaan en hoe willen we dat bereiken? Daarbij is het handig om af te spreken om niet meer op beslissingen terug te komen, tenzij de omstandigheden of inzichten sterk gewijzigd zijn.
Niet iedereen zal direct enthousiast zijn
Ga er vervolgens van uit dat niet iedereen blij wordt van een meer gestructureerde aanpak, heldere processen, rapportagelijnen en een duidelijke rolverdeling. Neem de mensen die hier weerstand bij voelen ook mee. Dit kun je onder meer doen door duidelijk te maken waarom er iets moet veranderen. Adresseer de zorgen en bezwaren van je collega’s. Veel weerstand kun je wegnemen als duidelijk wordt dat de werkwijze een middel is en geen doel. Voorwaarde is dan wel dat je het met elkaar het eens bent over het doel.
Aansluiting organisatie en methode
Kies verder een werkwijze die dicht genoeg bij je organisatie ligt. Probeer de stap niet te groot te maken in één keer. Bijvoorbeeld: als je organisatie gewend is om heel organisch te werken, dan is PRINCE2 bijvoorbeeld een heel grote stap.
Vrijheidsgraden
In aansluiting op het vorige punt is het handig om een basiswerkwijze af te spreken waar iedereen zich aan houdt en de nodige ‘vrijheidsgraden’ om je eigen draai aan een project te kunnen geven. Geef aan dat de werkwijze gecombineerd kan worden met Agile, Lean of andere werkwijzen als dat wenselijk is.
Walk the Talk
Daarnaast is het belangrijk om als management consistent de nieuwe werkwijze te blijven ondersteunen door te sturen op de gekozen werkwijze. Ook als het project haast heeft.
Onderhoud projectmanagement
Houd er bovendien rekening mee dat het vasthouden van de nieuwe werkwijze onderhoud vereist. Enerzijds doordat mensen instromen, doorstromen of uitstromen in de organisatie. De nieuwkomers moeten dan ook worden getraind. Anderzijds heeft projectmanagement opnieuw aandacht nodig wanneer de structuur van je organisatie verandert.
Externe partijen
Het is niet alleen belangrijk om zelf de werkwijze consistent te hanteren maar dit ook aan externe partijen te vragen. Wanneer je externe partijen inhuurt om mee te werken aan projecten of om projecten te leiden, vraag hun dan ook expliciet om op dezelfde manier te werken. Dus als je een op PRINCE2 gebaseerde werkwijze hebt, vraag hun dan om dat ook aan te houden.
Blijf evalueren en leren
Tenslotte is het belangrijk om projecten samen te blijven evalueren om er zo van te blijven leren en maak steeds weer een volgende stap.
Wil je ook eens sparren over hoe jouw organisatie beter kan worden in het managen van projecten? Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder. Tijdens kantooruren kun je ook terecht op onze chat.
