Wat is Kanban?

Kanban is van oorsprong een systeem uit de productie-industrie om voorraden mee te beperken en precies op tijd te leveren. Dit heet ook wel just in time of JIT. Het is ontwikkeld door de Japanner Taiichi Ohno bij de autoproducent Toyota. De eerste versie kwam uit in 1953. Dit systeem houdt overbelasting van het productieproces in de hand door te werken met bovengrenzen voor het aantal stukken onderhanden werk.

Kanban-methode

Op basis van Taiicho Ohno’s Kanban-systeem is een Kanban-methode ontwikkeld ter ondersteuning van kenniswerkers. Een van de eersten die hierover schreef was David J. Anderson over de toepassing bij softwareontwikkeling. Tegenwoordig zien we steeds dat meer disciplines gebruik maken van Kanban-systemen om werk te managen, zoals marketing, productontwikkeling, personeelszaken, juridische zaken, auditing, et cetera. Veel implementaties gaan echter niet dieper dan het werken met een bord en de visualisatie van het onderhanden werk. Weinigen bereiken de diepgang van Kanban, waaronder het meten van aantallen en doorlooptijden en het actief beheersen van het onderhanden werk.

De Kanban-filosofie

Kanban betekent letterlijk ‘signaalkaart’ in het Japans. De belangrijkste eigenschappen van een Kanban-systeem zijn:

• Deel het te managen proces op in een aantal verschillende stappen.
• Visualiseer de werkstroom.
• Limiteer het onderhanden werk.
• Beheers en meet doorlooptijden.
• Leg prestatieafspraken, zoals het aantal eenheden onderhanden werk of doorlooptijd,  vast.
• Maak veelvuldig gebruik van feedbackloops, met het team en met de klant c.q. opdrachtgever.
• Verdeel de werkstroom onder met behulp van serviceklassen, bijvoorbeeld incidenten, onderhoud en projecten.
• Maak als team gezamenlijk afspraken over de wijze van het managen van het werk.
• Verbeter als team gezamenlijk de werkwijze.

Het Kanban-systeem

Invoeren van Kanban is een evolutionair proces. Het begint met de focus op kwaliteit. Vervolgens wordt de hoeveelheid onderhanden werk verlaagd. Als er te veel onderhanden werk in het systeem zit, betekent dit veelvuldig multitasken. Om een Kanban-systeem in te voeren, kun je de volgende stappen doorlopen. Een voorbeeld:

• Bepaal het start- en het eindpunt van het proces, inclusief de tussenliggende stappen, en leg dit werkproces vast op een visueel bord zodat direct zichtbaar is wat de status is van het onderhanden werk en waar een specifieke werkeenheid zich bevindt.
• Voeg wachtrijen en buffers toe om de doorstroom in het proces te beheersen.
• Definieer de opzet van de signaalkaarten. Bepaal welke informatie hierop wordt vastgelegd, zoals ID-nummer, naam, omschrijving, opnamedatum, eventueel harde opleverdatum, enzovoorts.
• Bepaal de grenzen aan het begin en bij de uitvoer van het proces. Neem aan het begin en eind een overeenkomstige wachtrij op en leg vast hoe en wanneer prioritering van de invoerwachtrij plaatsvindt en op welke wijze producten worden overgedragen naar de ontvangende partij.
• Bepaal voor iedere processtap het maximaal aantal werkeenheden onderhanden werk. Dit is de WIP-limiet: zie het nummer bovenaan iedere kolom in het voorbeeld). Kan het systeem meer aan, dan is dat direct zichtbaar en kan er om nieuw werk gevraagd worden. Dat laatste is een ‘pull’-systeem.
• Bepaal welke typen services worden geleverd. Iedere service kenmerkt zich door eigen afspraken over bijvoorbeeld verwachte doorlooptijd van realisatie en hoeveel van deze services tegelijkertijd in het systeem zich kunnen bevinden. Spreek af hoe de verschillende services zichtbaar zijn op het Kanban-bord. Bijvoorbeeld door verschillende kleuren post-its te gebruiken.
• Maak zichtbaar als er gedurende het proces werkeenheden komen te vervallen. Dat biedt inzicht aan de aanvragers en verhoogt de kwaliteit van het aanvraagproces.
• Leg alle afspraken vast in serviceafspraken en beleidsrichtlijnen en evalueer regelmatig of er beleidsrichtlijnen moeten worden toegevoegd of aangepast.
• Meet de doorlooptijd per type service en optimaliseer het proces. Pas eventueel het aantal eenheden onderhanden werk aan om hiermee de doorlooptijd te verkorten en de voorspelbaarheid te vergroten.

Wil je meer weten over bijvoorbeeld agile, scrum, kanban of andere werkwijzen die jouw projecten succesvol kunnen maken, dan kun je bijvoorbeeld deze blog lezen Naar een meer agile organisatie. Liever live sparren met Henny Portman of collega hierover?

Contact opnemen

Henny Portman is blogger, recensent, auteur, internationaal spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M3 Maturity.