Wat is PRINCE2 Agile?
PRINCE2 Agile, wat is dat? En hoe werkt het? In deze blog lees je een korte samenvatting langs de 7 PRINCE2 principes.
Voordelen van werken met PRINCE2 Agile
PRINCE2 Agile geeft duidelijke handvatten voor het combineren van een veel gebruikte projectmanagementmethode met agile manieren van uitvoeren. Vanuit PRINCE2 zorgt de methode voor een goede besturing van het project op management- en directieniveau via een stuurgroep. Bovendien ondersteunt het een goede afstemming tussen de uitvoerenden, projectmanager en de stuurgroep;
Agile zorgt voor actief leren en feedback genereren, focust op het toevoegen van waarde en biedt ruimte aan kennis en kunde van teamleden in de uitvoering van hun werk;
Bovendien kun je PRINCE2 Agile aantoonbaar eigen maken met een duidelijke, herkenbare training en een internationaal erkende certificering als onderdeel van een vertrouwde portfolio van best practices.
PRINCE2 Agile is een projectmanagementmethode
PRINCE2 en PRINCE2 Agile zijn projectmanagementmethoden. Je gebruikt ze voor tijdelijke trajecten waarmee je een wijziging of wijzigingen doorvoert in de organisatie. Daarnaast zijn er ook Agile werkwijzen voor de dagelijkse gang van zaken in een organisatie, dus continue agile werken. Dat is dus wat anders. PRINCE2 Agile is een op maat gemaakte versie van PRINCE2, waarin je extra handvatten vindt om PRINCE2 en agile te combineren in één aanpak voor projectmanagement.
Vast of flexibel
In een traditionelere aanpak ligt vast welke producten het project moet opleveren (scope) en aan welke kwaliteitscriteria deze producten moeten voldoen. Wanneer dit onder druk komt te staan, loopt het project vaak uit in doorlooptijd en projectbudget.
In veel agile werkwijzen wordt door een vast aantal en duur van ‘sprints’ of ‘timeboxes’ te kiezen de projectdoorlooptijd vastgezet. Daarmee weet je hoelang het project precies duurt en – uitgaande van een vast team – hoeveel mensuren je gaat besteden. Daarmee staan dan doorlooptijd en kosten vast.
Wat je nog niet weet, is welke producten het projectteam zal kunnen realiseren. Daarom spreek je met elkaar af, dat het team de meest waarde toevoegende producten en features als eerste gaat maken. Denk na over een MVP, oftewel een Minimal Viable Product, om vroeg in het project een hypothese te testen.
In PRINCE2 Agile ligt de flexibiliteit dus in scope en kwaliteit in plaats van in doorlooptijd en kosten.
Zowel in PRINCE2 als PRINCE2 Agile laten benefits en risico’s zich niet vast zetten. De stuurgroep en projectmanager dienen deze aspecten goed in te schatten, te bewaken en te managen. Benefits kunnen financiële opbrengsten zijn, zoals meer winst of minder kosten, maar ook niet (direct) financiële opbrengsten zoals minder uitstoot, meer medewerkertevredenheid, enzovoorts.
Je ziet de vaste en flexibele beheersaspecten hieronder in een figuur uitgedrukt.
Figure 6.1 Copyright © AXELOS Limited 2018. Reproduced under licence from AXELOS. All rights reserved.
De PRINCE2 principes
De PRINCE2 principes zijn bedoeld om je houvast te geven in het toepassen van PRINCE2 (Agile). Zolang het project voldoet aan deze principes behoudt je de kracht en werking van de methode. En daarmee krijg je flexibiliteit om de methode aan te laten sluiten op de uitdaging die het project vormt.
Hieronder volgen de principes met elk een korte toelichting.
Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
De kern van het principe ‘voortdurende zakelijke rechtvaardiging’ is dat een project een duidelijk waarde aan de organisatie moet toevoegen. Wanneer dat niet duidelijk is, kan het project de opdrachtgever het project niet starten of voortzetten. Het MVP kun je gebruiken om te toetsen of de belangrijkste aannames en hypotheses in relatie tot de business case kloppen.
Leren van ervaringen
Het testen van een hypothese in de vorm van een MVP sluit ook aan op het principe ‘leren van ervaringen’. In agile lees je ook regelmatig de kreet ‘fail fast, learn fast’. Ook dat sluit hier op aan. Probeer zo efficiënt mogelijk lessen boven water te krijgen door experimenten in te zetten. Wanneer het experiment aantoont dat iets niet werkt, is dat een belangrijk leermoment voor het project.
Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
Het blijft in alle projecten belangrijk om de verwachtingen ten aanzien van elke betrokkenen helder te houden. Ook voor een PRINCE2 Agile project blijft het principe ‘gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden’ van belang. In deze projecten zullen zowel agile-rollen als PRINCE2-rollen nodig zijn. Vanuit PRINCE2 ken je wellicht de rollen van de stuurgroep en van de projectmanager. Daarnaast zijn rollen zoals een scrum master, product owner, business analyst, enzovoorts, zijn heel gebruikelijk in agile werkwijzen. PRINCE2 Agile beschrijft een combinatie hiervan, bijvoorbeeld de seniorgebruiker, die als ‘super product owner’ functioneert. De seniorgebruiker zorgt voor afstemming tussen de product owner en die eindverantwoordelijk is voor het eindproduct.
Figures 10.4 Copyright © AXELOS Limited 2018. Reproduced under licence from AXELOS. All rights reserved
Managen per fase
Zowel een PRINCE2 als een PRINCE2 Agile project moet volgens het principe ‘managen per fase’ in stukken worden opgedeeld: managementfasen. Daarmee ontstaan er vastgestelde momenten waarop de projectstuurgroep het project evalueert en bepaalt of het project verder mag en het daarbij behorende budget krijgt. In agile projecten zullen deze managementfasen bestaan uit meerdere sprints of timeboxen. Een timebox kan in PRINCE2 Agile een managementfase, een sprint of een werkpakket betreffen. Je kunt zelf kiezen voor welke eenheden je met timeboxes wilt werken.
Manage by exception
Het principe ‘manage by exception’ kent in PRINCE2 Agile een wat andere nadruk doordat doorlooptijd en kosten doorgaans vast staan en dat scope en kwaliteit meer flexibiliteit kent. De ruimte die wordt gegeven om af te wijken van de scope, kwaliteit, enzovoorts heet tolerantie. Deze toleranties geven de projectleden een duidelijke speelruimte om zelf organiserend te werk te gaan. Wanneer een tolerantie in gevaar komt, rapporteer je aan het volgende projectniveau wat er aan de hand is en wat er aan gedaan kan worden. Hiervoor is een goede voortgangsbewaking van belang. In agile wordt deze voortgangsbewaking en -rapportage vaak low-tech uitgevoerd, oftewel eenvoudig, door bijvoorbeeld dagelijks de voortgang bij te werken op een digitaal of fysiek Kanban of Scrum board.
Copyright © AXELOS Limited 2018. Used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved.
Productgerichte aanpak
‘Productgerichte aanpak’ is het principe dat stimuleert om de focus te houden op wat het meeste bijdraagt aan het projectsucces. Het is belangrijk om kwaliteit duidelijk te definiëren, bijvoorbeeld met behulp van user stories en een Definition of Done of Definition of Ready. Ook kun je met het acroniem MoSCoW de tolerantie op scope en kwaliteit definiëren. Het staat voor een Must have, Should have, Could have of Won’t have for now. Uiteraard dienen de Must’s voorrang te krijgen in de uitvoering.
Op maat maken voor het project
Het afstemmen van PRINCE2 Agile op het specifieke project, betreft het principe van ‘op maat maken voor het project’. Dat is belangrijk om te zorgen dat het raamwerk goed aansluit bij de het project, de context waarin het plaatsvindt en het te verzetten werk; de methode is een gereedschap en geen doel op zich. Een handig hulpmiddel om te zien of je op de goede weg bent met elkaar met op maat maken is de Agilometer.
Figure 24.1. Copyright © AXELOS Limited 2018. Reproduced under licence from AXELOS. All rights reserved.
Wil je samen met je collega’s meer leren over PRINCE2 Agile?
Tanja van den Akker is auteur van PRINCE2 voor professionele projecten, geaccrediteerd trainer in PRINCE2 en Change Management en mede-eigenaar van Forsa Advies.
Met dank aan Paul Oldenzeel voor review en feedback. Paul Oldenzeel is geaccrediteerd trainer in PRINCE2, PRINCE2 Agile, AgilePM en MoP. Daarnaast is Paul een zeer ervaren IPMA trainer.
