Agile projectmanagement
Hoe manage je een project Agile?
Agile blijft enorm populair en nieuwe Agile frameworks schieten als paddenstoelen uit de grond. Als je hier nog niet zo in thuis bent, is het webinar dat Henny Portman voor ons verzorgde, echt een aanrader voor jou. Hij verdeelt het oerwoud aan Agile werkwijzen in:
- continue agile werken, zoals dat kan met onder meer SAFe.
- versus eindige trajecten, zoals projecten en programma’s en in strategisch, tactisch en operationeel agile werken. Dit kun je doen met PRINCE2 Agile of AgilePM voor projecten, MSP en AgilePgM voor programmamanagement.
Deze blog gaat over Agile projectmanagement. Agile projectmanagement bevindt zich in de indeling van Portman in het tactische deel van tijdelijke trajecten.
Wanneer agile projectmanagement?
Agile projectmanagement heeft vooral toegevoegde waarde in een situatie waarin:
- de betrokkenen niet duidelijk kunnen vaststellen wat het eindproduct moet zijn, en/of
- via welke stappen het eindproduct kan worden gerealiseerd.
Als een project zo innovatief is dat je dit niet kunt uitwerken van te voren, dan kun je kijken of je deze kennis en ervaring kunt vinden buiten de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld door het bezoeken van andere organisaties die hier succesvol mee om zijn gegaan, het inhuren van externe expertise, enzovoorts. Als dat niet mogelijk is, weet je dat je het met elkaar zult moeten gaan ontdekken.
Als je hier meer van wilt weten, lees dan onze blog over het Cynefin-model. In de uitleg over zijn model, noemt Snowden het voorbeeld van een patiënt waar meerdere medische experts vanuit verschillende disciplines een oplossing moeten proberen te vinden. Niemand kan binnen de eigen discipline alleen het antwoord vinden en dat betekent dat je moet experimenteren en leren. En juist in die situatie is een agile werkwijze heel passend. Dit geldt ook voor projecten in het Complicated kwadrant richting Complicated.
Uitvoerende laag – project team(s)
Agile werken gaat vooral over de wijze waarop producten gerealiseerd worden. Juist in de uitvoerende laag van een agile project, zul je veel agile aantreffen.
Belangrijke elementen in agile projectmanagement op het niveau van (het) projectteam(s):
- Focussen op leren en waarde creëren.
- Informele, transparante communicatie.
- Werken met een vast ritme van bijvoorbeeld sprints van twee weken.
- Het gebruik van een geprioriteerde backlog van user stories.
- Werken vanuit vertrouwen, onafhankelijkheid en ‘empowered’ zijn
- Werken met een WIP-limiet.
Hieronder volgt een toelichting op een aantal van deze punten.
Focussen op leren en waarde creëren
Hoewel de sturing op leren en waarde creëren van de stuurgroep en de product owner of de Customer Subject Matter Expert (CSME) komt, is een focus vanuit elk projectteam hierop belangrijk. Het vroegtijdig inbouwen van experimenten ten aanzien van aannames en onzekerheden, helpt het verdere verloop van de werkzaamheden duidelijker en voorspelbaarder te maken. En juist door het creëren van waarde voor de klantorganisatie, groeit het vertrouwen in de agile werkwijze.
Informele, transparante communicatie
Agile projectmanagement, zoals in alle vormen van agile werken, vindt per team bij voorkeur plaats in één fysieke ruimte met eenvoudige informatieborden in de werkruimte onder andere in de vorm van een dagelijkse stand-up. Zo kan iedereen zien hoe het ervoor staat en wat er moet gebeuren.
Het gebruik van een geprioriteerde backlog van user stories
Per timebox dient duidelijk te zijn welke items moeten worden opgeleverd en welke mógen worden opgeleverd. Het hebben van items die je moet en items die je mág opleveren, biedt marge en dat is nodig, aangezien de doorlooptijd en budget vaststaan. Bovendien bevordert deze prioritering het hebben van focus.
Werken vanuit vertrouwen, onafhankelijkheid en ‘empowered’ zijn
Het team krijgt de ruimte en ondersteuning om binnen kaders zelf de oplossing en weg ernaar toe te bepalen. Hiervoor is het belangrijk dat het team zoveel mogelijk onafhankelijk kan werken van andere teams en de staande organisatie. Om onafhankelijkheid te bevorderen, heeft het team de juiste competenties en bevoegdheden nodig. Zie ook de blog van Henny Portman over het verkorten van de time to market.
Werken met een WIP-limiet
WIP staat voor Work In Progress. Wat mogelijk tegen je gevoel in gaat, is dat met minder verschillende taken oppakken, je sneller en daarmee uiteindelijk meer waarde oplevert. Het bekende filmpje van Henri Kniberg laat dit op een heel eenvoudige wijze zien.
Managende laag – projectmanager
De projectmanager bevindt zich in PRINCE2 Agile tussen de uitvoerende laag en de projectstuurgroep en in AgilePM op ‘project level’ samen met onder andere de Business Sponsor. Een uitdaging in agile projectmanagement is de overall planning helder krijge. Een agile scrum werkend team geeft in principe commitment voor één timebox cq sprint tegelijk. De stuurgroep of het project level en de lijnorganisatie wil graag weten wat wanneer wordt opgeleverd. Vaak om zo klanten, leveranciers en andere partners duidelijkheid te verschaffen.
Daarom gaat de projectmanager aan de slag om een projectplanning op te stellen, met een inschatting van welke producten in welke timebox zullen worden opgeleverd. Dit kan door top down een inschatting te maken van hoofdproducten op basis van ervaring uit eerdere projecten of – vermoedelijk preciezer – gezamenlijk met het team een inschatting maken met behulp van T-shirt sizing of planning poker.
Belangrijke elementen in agile projectmanagement op het niveau van de projectmanager:
- Informele, transparante communicatie.
- Werken met een vast ritme en vaste teams.
- Het gebruik van een geprioriteerde backlog van user stories.
- Het maken van een planning wordt een teamsport.
- De projectmanager zal, samen met het projectteam, moeten kijken naar welke experimenten nodig zijn.
- Ook de projectmanager moet werken vanuit vertrouwen.
- Werken met een WIP-limiet.
Hieronder volgt een toelichting op een aantal van deze punten.
Informele, transparante communicatie
Informele, transparante communicatie is vanuit de projectmanager gezien twee kanten op: enerzijds informatie ophalen bij de teams bijvoorbeeld vanaf hun scrum of kanban borden (ook wel information radiators genoemd) en/of de dagelijkse standup bijwonen. Anderzijds informeert de projectmanager de stuurgroep. Ook dat kan op een soortgelijke manier met simpele borden in de werkruimte. Als zowel de teams als de projectmanager elk een eigen bord hebben, zullen ze moeten afspreken hoe en wanneer ze elkaar van updates voorzien.
Werken met een vast ritme en vaste teams
Agile werkwijzen kennen vaak een vast ritme dat agile gedrag bevordert. Door een vaste opzet van fasen, releases en sprints met een planningsstap, uitvoering en evaluatie, ontstaat er een routine waarbij mensen weten wat er van ze wordt verwacht.
Het gebruik van een geprioriteerde backlog van user stories
Net als op teamniveau is het belangrijk om helder te hebben welke waarde elke user story toevoegt voor de klantorganisatie en ook een schatting te hebben van de inspanning om het te maken. Waar afhankelijkheden dat toelaten, krijgen de items die minder werk kosten en evenveel opleveren of items die evenveel werk kosten maar meer opleveren voorrang.
Het maken van een planning wordt een teamsport
Om te komen tot een goede planning doet de projectmanager dit niet alleen, maar samen met het projectteam. Zo kan input vanuit verschillende disciplines bij elkaar worden gebracht om op basis van wat er wel bekend is, een zo goed mogelijke planning te maken. Pas op voor groepsdenken en gebruik bijvoorbeeld planningspoker bij het inschatten van de omvang van werk van user stories.
Welke experimenten zijn nodig?
De projectmanager zal, samen met het projectteam, moeten kijken naar welke experimenten nodig zijn en welke experimenten dan vroeg in het projecten moeten plaatsvinden om zo snel mogelijkheid meer zekerheid te krijgen.
Werken vanuit vertrouwen
Ook de projectmanager moet werken vanuit vertrouwen en ervoor zorgen dat teams de competenties en bevoegdheden hebben om zo onafhankelijk mogelijk te werken. De projectmanager heeft een meer coachende rol dan in een meer traditioneel ingestoken project. De projectmanager kan bijvoorbeeld teams bewust maken van de noodzaak tot afstemming tussen de teams en hen dat zelf laten organiseren in een zogenaamde scrum of scrums.
Werken met een WIP-limiet
Net als op teamniveau is het belangrijk om keuzes te maken en taakwisselingen zoveel mogelijk te beperken bij het samenstellen van de backlog voor een fase.
Sturende laag – de stuurgroep
De projectstuurgroep of project board bestuurt het project en delegeert het dagelijks management per fase aan de projectmanager. Deze stuurgroep is de link naar de lijnorganisatie.
Belangrijke elementen in agile projectmanagement op het niveau van de stuurgroep:
- Focus op realiseren van toegevoegde waarde
- De oude manier van beheersen van een project loslaten
- Belangrijke stakeholders ‘meenemen’ in deze werkwijze
Focus op realiseren van toegevoegde waarde
De stuurgroep moet scherp voor ogen hebben welke toegevoegde waarde het zoekt voor de business vanuit het project en deze prioriteiten helder communiceren. Dat betekent onder andere keuzes durven maken en die duidelijk keuzes communiceren en steunen.
De oude manier van beheersen van een project loslaten
De oude manier van beheersen van een project loslaten. Dat betekent meer vertrouwen op de kundigheid en vaardigheid van de mensen in het project en dat zij de meest waardevolle zaken als eerste zullen afronden. En dus minder controleren en minder in detail voorschrijven.
Belangrijke stakeholders ‘meenemen’ in deze werkwijze
Zeker wanneer agile projectmanagement nieuw is in de organisatie, is het nodig om belangrijke stakeholders ‘mee te nemen’ in deze werkwijze en wat het betekent voor hen. Stakeholders die gewend zijn aan gedetailleerd uitgewerkte planningen en productbeschrijvingen kunnen het gevoel krijgen dat het project maar matig wordt gemanaged. Het is belangrijk om duidelijk te maken in dat geval dat in een innoverend project een gedetailleerde planning een schijnzekerheid en het risico van het uitsluiten van goede oplossingen met zich meebrengt.
Conclusie
Agile Projectmanagement is minder effectief in projecten met een vooraf duidelijk eindpunt en een vooraf duidelijke route. Zwart-wit gezegd: een IKEA-kast hoef je ook niet met een scrum team met iteraties en incrementen in elkaar te zetten. Vooral in het Complicated kwadrant van Cynefin is agile projectmanagement aan te bevelen. Eenvoudig gezegd wanneer je niet weet wat je moet maken en/of niet weet hoe je er kunt komen. Moeilijker en preciezer gezegd gaat het over het doorgronden van niet-lineare patronen om de situatie waarin het project zich bevindt, te doorgronden.
{br]Zoals in eerdere blogs ook wel duidelijk werd, vereist agile werken een andere kijk op werken, in dit geval in projecten. De zekerheid die stakeholders cq de stuurgroepleden krijgen, komt hierin niet vanuit de gedetailleerde voorbereiding maar vanuit de afspraken over hoe tot toegevoegde waarde te komen en de kaders waarbinnen deze waarde gerealiseerd mag worden.
Wil je samen met je collega’s meer leren over agile?
Tanja van den Akker is auteur van PRINCE2 voor professionele projecten, geaccrediteerd trainer in PRINCE2 en Change Management en mede-eigenaar van Forsa Advies.
Bron:
