Wees niet druk, wees productief
Je bent lekker georganiseerd: je agenda strak ingedeeld, misschien met mooie kleurcodes in Outlook. Je todo-lijstje is actueel en je overleggen staan netjes ingepland. En toch denk je: “Ik ben de hele dag bezig, maar kom niet toe aan wat echt belangrijk is. Had je maar meer uren in een etmaal!”
Ben je druk of productief?
En dan kom je al gauw bij beter ’time management’. Het is grappig wat taal doet: de term ’timemanagement’ kan je laten denken dat je grip hebt op het verstrijken van de tijd. Dat is niet waar: de tijd gaat onverstoord door. Erger nog, het voelt alsof de tijd steeds sneller gaat naarmate je ouder wordt. Een
Je ervaart dat de tijd steeds sneller voorbij gaat, omdat, naarmate je ouder wordt, elke dag, week, maand en jaar een steeds kleiner breukdeel op het geheel vormt – P.E. Verstegen
Enfin, tijd laat zich dus niet haasten of afremmen en je gaat gaandeweg ervaren dat het steeds sneller door je vingers glipt. Het enige wat je kunt beïnvloeden, is hoe je met je kostbare tijd omgaat. En dan is de vraag: ben je (alleen) druk of ben je productief?
Inzichten uit de IPMA training
In de IPMA-C training leer je hiervoor de volgende modellen kennen: De Eisenhower-matrix, A Manual for Time Surfing van Loomans, Getting Things Done van Dave Allen en de 20/80-regel van Pareto. Wellicht ken je de meeste al, maar lééf je er ook naar?
Laat je je leiden door appjes en notificaties?
De Eisenhower-matrix heet zo op basis van een uitspraak van deze Amerikaanse president, vrij vertaald:
“Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke nooit dringend” – President Dweight D. Eisenhower
Dit gegeven vormt de basis voor een herkenbare valkuil: je besteedt veel tijd aan zaken die urgent zijn, maar die niet of weinig bijdragen aan wat je echt wilt bereiken. Onder meer alle notificaties van apps en mails op laptops en smartphones halen ons uit de ‘flow’ van productiviteit.
Wees niet druk, wees productief
Wat is de rode draad van deze modellen om slim om te gaan met je tijd en eerder productief dan druk te zijn?
- Accepteer dat er ALTIJD meer zaken je aandacht vragen dan waar jij ooit aandacht aan kunt geven.
- Focus op die acties die bijdragen aan wat jij wilt betekenen in de wereld en wat jou energie geeft.
- Durf actief te kiezen en wees hier duidelijk over en zeg nee of delegeer waar dat kan.
- Creëer zelf de voorwaarden die je nodig hebt om te concentreren: bijv. ga apart zitten en zet je telefoon uit.
- Creëer een simpel en effectief systeem om je taken te organiseren.
En ja, dat vraagt ook iets van organisaties. Van leidinggevenden die niet alleen sturen op bezetting en planning, maar op focus en effect. Van professionals die durven zeggen: dit draagt bij, dat niet.
Tot slot
Druk zijn is zelden het echte probleem. Geen keuzes maken wel. Persoonlijk time management begint daarom niet met een nieuwe methode, maar met één simpele — en lastige — vraag: waar wil ik dat mijn tijd vandaag werkelijk aan bijdraagt? Pas daarna wordt plannen zinvol.
Interessant? Wil je meer weten over wat IPMA-trainingen en certificeringen je verder te bieden hebben? We gaan graag met je in gesprek.
De auteur: Tanja van den Akker MBA, mede-eigenaar Forsa Advies BV, geaccrediteerd trainer in PRINCE2, PRINCE2 Agile en verandermanagement.
