Managementproducten in portfoliomanagement
In eerdere blogs over portfoliomanagement kwamen al verschillende managementproducten aan bod. Het figuur toont het managementproductmodel van MoP, waarin duidelijk wordt hoe deze producten met elkaar samenhangen en in welke volgorde ze worden ingezet. Tegelijk laat het zien hoe deze producten aansluiten op de stappen van een initiële MoP-implementatie.
Portfoliomanagementframework
Het portfoliomanagementframework is het centrale document waarin alle afspraken over portfoliomanagement en governance van de organisatie zijn vastgelegd. Het framework bevat de doelstellingen van portfoliomanagement en toont hoe portfolio’s zijn ingedeeld en beoordeeld met vastgestelde investeringscriteria.”Daarnaast biedt het inzicht in de business change levenscyclus, de mechanismen voor prestatiebewaking en wijzigingsbeheer. Ook licht het governancekader de rol van het portfolio office (PMO) toe. n het framework staan de taken, verantwoordelijkheden en rolbeschrijvingen van de belangrijkste portfolioposities. Het bevat ook de strategieën die op portfolioniveau worden gehanteerd. Zie ook de blog over ‘De portfoliobesturingsorganisatie’.
Portfoliostrategie
De portfoliostrategie biedt kerninformatie over de gewenste richting en samenstelling van het portfolio. Zo verbindt ze de langetermijnvisie van de organisatie met concrete initiatieven. Ze bevat een heldere beschrijving van de strategische doelen, prioriteiten, te realiseren baten en de belangrijkste risico’s. Ook worden relevante data, succesfactoren, prestatie-indicatoren, benodigde middelen en verwachte kosten benoemd. De strategie dient als een inspirerend en richtinggevend communicatiemiddel voor alle betrokkenen en benadrukt het belang van samenwerking en gedeeld eigenaarschap, zoals uitgedragen door het senior management.
Project canvas
Een praktische manier om snel inzicht te krijgen in projecten of programma’s is de one-pager. Dit project-A4, ook wel projectcanvas genoemd, vat de essentie van een initiatief samen op één pagina. Zo blijven de hoofdlijnen duidelijk. Het is daarmee een krachtig instrument voor besluitvorming en communicatie, zeker in een portfolio-overzicht. In de blog ‘Hoe krijg je een helder beeld van je portfolio’ wordt dit hulpmiddel verder toegelicht.
Portfolio-uitvoeringsplan
Het portfolio-uitvoeringsplan beschrijft hoe het portfolio in de komende periode wordt uitgevoerd. Meestal gaat het om een jaar en vormt de portfoliostrategie de basis. Het plan bevat een gedetailleerde tijdsplanning met mijlpalen, inzet van middelen, kostenramingen, risicobeheersing en de planning voor batenrealisatie. Het vormt de basis voor formele goedkeuring van de voorgenomen initiatieven door het senior management en dient als referentiepunt voor voortgangsmonitoring via het portfolio dashboard. Ook biedt het plan inzicht in afhankelijkheden tussen initiatieven, de inzet van schaarse resources, en de prestatie-indicatoren die nodig zijn om de voortgang objectief te volgen en bij te sturen waar nodig. Zie ook de blog ‘Hoe maak je een portfolio-uitvoeringsplan’ voor verdere details over de onderliggende deelproducten.
Portfolio dashboard
Het portfolio dashboard toont beknopt en visueel de status van het portfolio. Het ondersteunt de besluitvorming binnen de governance-structuur. Met behulp van tabellen, grafieken, bubble charts en stoplichtkleuren toont het de voortgang ten opzichte van de planning, inclusief belangrijke mijlpalen, lopende initiatieven, risico’s, issues en afhankelijkheden. Daarnaast toont het dashboard de actuele budgetbesteding en de bijgestelde prognoses. Daarnaast laat het zien in hoeverre de organisatie de voorziene baten daadwerkelijk realiseert. Hierdoor kunnen afwijkingen vroegtijdig worden gesignaleerd en kan gericht worden ingegrepen om de portfoliodoelstellingen te blijven behalen. In de blog ‘Het portfoliodashboard’ wordt hier verder op ingegaan.
Hoe portfoliomanagement te implementeren
Onderaan de figuur staat een vereenvoudigde weergave van de stappen die nodig zijn om portfoliomanagement volgens het MoP-raamwerk te implementeren, met als doel een eerste portfolioleveringscyclus te realiseren. Deze aanpak sluit aan bij de richtlijnen van P3O.
Er zijn drie strategieën mogelijk om de implementatie vorm te geven. Bij de ‘big bang’-aanpak wordt portfoliomanagement als een volwaardig programma opgezet, met een businesscase, een duidelijke visie, een blauwdruk en een overkoepelend portfoliomanagement implementatieplan. Deze strategie veronderstelt een stabiele omgeving en een top-down benadering. De ‘evolutionaire’ aanpak start juist in de delen van de organisatie waar de behoefte het grootst is. Het portfolio groeit geleidelijk, aangepast aan veranderende behoeften, kansen en geleerde lessen, zonder dat er een gedetailleerd masterplan aan ten grondslag ligt. De derde optie is een ‘ad hoc’-aanpak, waarbij er geen verwachting is dat portfoliomanagement zich verder ontwikkelt, geen aandacht is voor het vastleggen van leerervaringen, en ook geen sprake is van een uitgewerkt implementatieplan.
Conclusie
De managementproducten van MoP vormen samen de basis voor effectief portfoliomanagement. Elk product heeft een eigen functie, van strategie tot uitvoering, en zorgt voor duidelijke besluitvorming. Het managementproductmodel toont hun onderlinge verband en toepassing bij de start van MoP. Ongeacht de gekozen aanpak is kennis van deze producten cruciaal voor succes. Deze blog geeft een overzicht van de belangrijkste managementproducten en hun samenhang.
Lees de hele reeks over portfoliomanagement
Hoe krijg je een helder beeld van je portfolio? | Forsa Advies
Categoriseren van je portfolio | Forsa Advies
Effectief prioriteren van projecten | Forsa Advies
Het bouwen van een prioriteringsmodel – deel 2 | Forsa Advies
Hoe zorg je voor een gebalanceerd portfolio? | Forsa Advies
Maak een portfolio-uitvoeringsplan | Forsa Advies
Het portfoliodashboard
Wat is een portfoliobesturingsorganisatie?
Wil je training, begeleiding of advies op het gebied van portfoliomanagement, neem dan contact met ons op en we graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
