De toekomst ontwerpen – visie en target operating model
Een programma draait niet om het opleveren van projecten, maar om het realiseren van een gewenste toekomst. In PRINCE2-programmamanagement, voorheen MSP, staat het design-thema daarom centraal. Dit thema helpt organisaties om verandering doelgericht vorm te geven door een heldere visie te ontwikkelen, expliciete afspraken te maken over hoe benefits worden geïdentificeerd, vastgesteld en goedgekeurd, en deze te vertalen naar een target operating model (TOM). Tegelijkertijd maakt het design-thema inzichtelijk welke risico’s de realisatie van deze benefits bedreigen en hoe deze risico’s worden vastgelegd en geprioriteerd. Samen vormen visie, benefits, risico’s en het TOM het fundament onder alle verdere besluitvorming in het programma.
Het belang van het design-thema
Het design-thema beschrijft hoe een programma richting geeft aan verandering. Het maakt expliciet wat moet veranderen, waarom dat nodig is en hoe de organisatie er in de toekomst moet functioneren. Ontwerp is daarmee geen cosmetische exercitie, maar een strategische activiteit die samenhang brengt tussen ambitie en uitvoering. Een goed ontwerp biedt richting in een complexe en onzekere omgeving. Het helpt bij het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten, zorgt ervoor dat initiatieven bijdragen aan één samenhangend toekomstbeeld en voorkomt dat een programma verzandt in losse projecten. Ontwerp is bovendien geen eenmalige stap aan het begin, maar ontwikkelt zich gedurende het programma op basis van nieuwe inzichten en veranderende omstandigheden.
Van huidige staat naar gewenste toekomst
Elk programma start vanuit een bestaande realiteit: structuren, processen, systemen, cultuur en gedrag zoals ze nu zijn. Deze huidige staat moet expliciet worden begrepen, niet om haar te optimaliseren, maar om scherp te krijgen wat moet veranderen om strategische doelen te realiseren. Daartegenover staat de gewenste toekomstige situatie: een samenhangend beeld van hoe de organisatie of keten moet functioneren. Dit toekomstbeeld vormt de kern van het programma en is bepalend voor de te realiseren outcomes en benefits. Het programma overbrugt de kloof tussen deze twee werelden.
Een inspirerend visiestatement formuleren
Het visiestatement vormt het kompas van het programma. Het is een beknopte, richtinggevende en inspirerende beschrijving van de gewenste toekomst. Een goede programmavisie maakt duidelijk waarom verandering nodig is, schetst hoe succes eruitziet, verbindt strategische ambities met de dagelijkse praktijk en is begrijpelijk voor uiteenlopende stakeholders. De visie is daarmee geen marketingzin, maar een praktisch hulpmiddel. Zij ondersteunt besluitvorming, helpt bij het stellen van prioriteiten en fungeert als referentiepunt bij dilemma’s. Voorbeelden van programmavisiestatements zijn:
Publieke sector – Digitale dienstverlening gemeente:
“Dit programma realiseert een toegankelijke en betrouwbare digitale dienstverlening, zodat inwoners en ondernemers hun zaken eenvoudig, begrijpelijk en zonder drempels met de gemeente kunnen regelen.”
Zorgsector – Regionale zorgtransformatie:
“Dit programma versterkt de regionale samenwerking in de zorg, zodat inwoners tijdig passende zorg ontvangen, professionals beter worden ondersteund en zorg duurzaam betaalbaar blijft.”
Het target operating model als centraal ontwerpinstrument
Het target operating model (TOM) is het centrale instrument om het ontwerp van de toekomst concreet te maken. Het TOM beschrijft hoe de organisatie in de toekomst zal functioneren om de visie en strategische doelen te realiseren. Daarbij geeft het inzicht in processen en werkwijzen, rollen, verantwoordelijkheden en governance, de benodigde systemen en informatievoorziening, de vereiste vaardigheden, het gewenste gedrag en de cultuur, kennis en leren evenals de prestatie-indicatoren en sturingsmechanismen.
Het gewenste TOM wordt niet in één keer gerealiseerd. Tussen het bestaande operating model en het uiteindelijke doelbeeld liggen één of meer tussenliggende TOM-plateaus, die stapsgewijs worden ingevoerd via tranches. Elke tranche of plateau brengt de organisatie dichter bij de gewenste situatie en levert aantoonbare waarde, terwijl er tegelijkertijd ruimte blijft om te leren en bij te sturen op basis van nieuwe inzichten.
Het target operating model brengt ontwerp en uitvoering daarmee direct met elkaar in verbinding. Het helpt programma’s om strategische ambities te vertalen naar concrete veranderingen in de dagelijkse operatie, zonder te vervallen in een volledig dichtgetimmerd eindontwerp. Juist in complexe programma’s is deze gefaseerde benadering essentieel om voortgang, flexibiliteit en aanpassingsvermogen met elkaar te verbinden.
Voorbeeld: culturele en technologische transformatie in een bankprogramma
Een bank start een programma met de volgende visie:
“Dit programma transformeert onze bank naar een wendbare, digitale organisatie waarin klanten snel, veilig en persoonlijk worden bediend, en medewerkers ruimte krijgen om verantwoordelijkheid te nemen.”
Deze visie maakt duidelijk dat de verandering niet alleen technologisch van aard is, maar ook raakt aan werkwijzen, besluitvorming en leiderschap.
Het programma omvat daarom zowel technologische vernieuwing als procesaanpassing en een fundamentele cultuurverandering. Vanuit het bestaande operating model wordt eerst een eerste tussenliggend target operating model gedefinieerd. In deze eerste tranche ligt de focus op het verbeteren van een beperkt aantal klantreizen. Digitale kanalen worden gestroomlijnd, teams worden multidisciplinair samengesteld en krijgen meer mandaat binnen duidelijke kaders, terwijl governance en besluitvorming nog grotendeels aansluiten bij de bestaande structuur.
Deze eerste tussenliggende TOM levert al zichtbare verbeteringen op voor klanten en medewerkers en maakt het mogelijk om ervaring op te doen met nieuwe manieren van werken. Op basis van deze inzichten wordt het target operating model verder doorontwikkeld richting het uiteindelijke doel. In dat gewenste TOM zijn digitale platformen volledig geïntegreerd, werken teams end-to-end verantwoordelijk voor klantwaarde en is de governance ingericht op wendbaarheid en snelle besluitvorming.
Door expliciet te werken met tussenliggende TOM-plateaus wordt duidelijk dat technologie slechts één onderdeel van de transformatie is. Minstens zo belangrijk zijn de veranderingen in gedrag, samenwerking en sturing die stap voor stap worden gerealiseerd. Het target operating model fungeert daarbij als richtinggevend kader dat samenhang bewaakt, leren mogelijk maakt en voorkomt dat het programma versnipperd raakt in losse initiatieven.
Risico’s van een onduidelijk ontwerp
De gevolgen van onvoldoende aandacht voor ontwerp zijn duidelijk. Zonder een heldere visie ontbreekt richting en zonder een duidelijk target operating model blijven ambities abstract en moeilijk uitvoerbaar. In de praktijk leidt dit vaak tot projecten die onvoldoende bijdragen aan het geheel, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en prioriteiten, besluiteloosheid en scope-creep, het uitblijven van beoogde benefits en een afnemend vertrouwen bij stakeholders. In zulke situaties verliest het programma zijn sturende rol en wordt het vooral reactief. Daarom vraagt het Design-thema gedurende de hele levenscyclus van het programma blijvend aandacht en actieve sturing.
Conclusie
Het ontwerpen van de toekomst is een kernverantwoordelijkheid binnen programmamanagement. In PRINCE2 Programmamanagement gebeurt dit via een heldere visie en een goed doordacht target operating model. Samen zorgen zij voor richting, samenhang en houvast in complexe verandering. Programma’s die hierin investeren, vergroten hun vermogen om strategische ambities daadwerkelijk te realiseren. Niet door alles vooraf dicht te timmeren, maar door met een helder ontwerp ruimte te creëren voor leren, aanpassen en duurzame waardecreatie.
Interessant? Wil je meer weten over wat programmamanagement? We gaan graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
