Beslissen onder onzekerheid – risico’s en issues managen met PRINCE2 Programme Management
In eerdere blogs stonden visie, target operating model, businesscase, governance, benefits en leren centraal. Al deze elementen komen uiteindelijk samen in één cruciale activiteit: het nemen van besluiten. Programma’s opereren immers in een omgeving waarin niet alles vooraf bekend is. Nieuwe risico’s dienen zich aan, omstandigheden veranderen en aannames blijken soms onjuist. Succesvolle programma’s onderscheiden zich daarom niet doordat zij onzekerheid vermijden, maar doordat zij er effectief mee omgaan.
PRINCE2 Programme Management beschouwt besluitvorming dan ook als een centraal thema. Het doel is niet om alle onzekerheid weg te nemen, maar om op het juiste moment de juiste besluiten te nemen op basis van de best beschikbare informatie.
Besluitvorming als centraal thema
Programma’s bestaan om verandering te realiseren. Verandering brengt per definitie onzekerheid met zich mee. Nieuwe technologieën, veranderende wetgeving, schaarste aan capaciteit, weerstand van stakeholders of verschuivende strategische prioriteiten kunnen allemaal invloed hebben op de voortgang en de beoogde benefits.
Effectieve programmasturing vraagt daarom om een gestructureerde aanpak voor risico’s, issues en besluitvorming. Niet door te wachten totdat alle informatie beschikbaar is, maar door onzekerheden expliciet te maken, de mogelijke impact te beoordelen en tijdig keuzes te maken.
Besluitvorming raakt daarmee vrijwel alle thema’s van programmamanagement. Een wijziging in risico’s kan gevolgen hebben voor het target operating model, de businesscase, de governance of de verwachte benefits. Juist daarom moeten risico’s en issues niet geïsoleerd worden beheerd, maar onderdeel zijn van het bredere bestuurlijke gesprek.
Risico, issue en besluitvormingshulpmiddelen
Om onzekerheid beheersbaar te maken, gebruikt PRINCE2 Programme Management verschillende hulpmiddelen. Zo worden in de programmastrategie onder meer de besluitvormingsaanpak, de issuemanagementaanpak en de risicomanagementaanpak vastgelegd. Tijdens de uitvoering ondersteunen daarnaast het risico-, issue- en besluitregister de dagelijkse sturing. Samen zorgen deze instrumenten voor een gestructureerde aanpak van onzekerheden, problemen en besluitvorming binnen het programma.
De besluitvormingsaanpak beschrijft hoe besluiten binnen het programma worden genomen. Het document legt vast welke besluitmomenten bestaan, welke criteria worden gebruikt voor besluitvorming, wanneer escalatie nodig is, welke rapportages besluitvormers ontvangen en hoe besluiten worden vastgelegd en gecommuniceerd.
De issuemanagementaanpak beschrijft hoe het programma omgaat met problemen, afwijkingen en wijzigingsverzoeken. Het document legt vast hoe issues worden geregistreerd, wie verantwoordelijk is voor de afhandeling, hoe impactanalyses plaatsvinden en hoe besluiten over wijzigingen worden genomen en gerapporteerd.
De risicoremanagementaanpak beschrijft hoe het programma omgaat met bedreigingen en kansen. Het document legt vast hoe risico’s worden toegewezen aan eigenaren, welke maatregelen kunnen worden genomen, hoe risicoresponsen worden goedgekeurd en hoe hierover wordt gerapporteerd. Daarnaast beschrijft het de samenhang tussen risico- en issuemanagement.
Het risicoregister legt potentiële gebeurtenissen vast die invloed kunnen hebben op het programma. Voor elk risico worden onder meer oorzaak, kans, impact, eigenaar en beheersmaatregelen geregistreerd. Het register ondersteunt daarmee het actief beheersen van onzekerheden voordat zij zich voordoen.
Het issueregister richt zich op gebeurtenissen die zich al hebben voorgedaan of op situaties die directe aandacht vragen. Denk aan een vertraging in een project, een wijzigingsverzoek of een probleem dat de realisatie van benefits bedreigt. Waar risico’s betrekking hebben op mogelijke toekomstige gebeurtenissen, richten issues zich op actuele situaties.
Het besluitregister legt belangrijke besluiten vast, inclusief de onderbouwing ervan. Hierdoor ontstaat transparantie over gemaakte keuzes en kunnen stakeholders achteraf begrijpen waarom bepaalde beslissingen zijn genomen. Daarnaast voorkomt het dat dezelfde discussies telkens opnieuw worden gevoerd.
Samen zorgen deze registers voor een gedeeld beeld van onzekerheden, problemen en keuzes. Daarmee ondersteunen zij een consistente en navolgbare besluitvorming.
Bedreigingen én kansen
Risicomanagement wordt vaak geassocieerd met problemen en negatieve gebeurtenissen. PRINCE2 Programme Management kiest echter, net als PRINCE2 Project Management, bewust voor een bredere benadering. Een risico hoeft namelijk niet alleen een bedreiging te zijn; het kan ook een kans vertegenwoordigen.
Een bedreiging kan leiden tot hogere kosten, vertraging of het niet realiseren van benefits. Een kans kan juist leiden tot extra waarde, versnelling of kostenbesparing. Beide verdienen aandacht.
Een programma dat bijvoorbeeld nieuwe digitale technologie introduceert, kan het risico lopen dat implementatie complexer wordt dan verwacht. Tegelijkertijd kan diezelfde technologie extra mogelijkheden bieden die oorspronkelijk niet waren voorzien. Door zowel bedreigingen als kansen systematisch te identificeren en te beoordelen, ontstaat een evenwichtiger beeld van de toekomst.
Effectief risicomanagement gaat daarom niet alleen over het voorkomen van problemen, maar ook over het benutten van mogelijkheden.
Datagedreven en tijdige besluitvorming
Goede besluiten vragen om betrouwbare informatie. Daarom stimuleert PRINCE2 Programme Management een datagedreven benadering van besluitvorming. Informatie uit voortgangsrapportages, benefitsmetingen, risicoanalyses, audits en lessons learned vormt daarbij de basis voor bestuurlijke keuzes.
Dat betekent echter niet dat besluitvorming moet wachten totdat alle informatie beschikbaar is. In complexe verandertrajecten bestaat volledige zekerheid zelden. Wachten op perfecte informatie leidt vaak tot stilstand.
Effectieve programmamanagers combineren daarom feiten en analyses met professioneel oordeel. Zij gebruiken de beschikbare informatie om onzekerheid te verkleinen en nemen vervolgens tijdig een besluit. Niet beslissen is immers ook een beslissing, vaak met ongewenste gevolgen.
Een belangrijk hulpmiddel hierbij zijn de tranche-overgangen uit eerdere blogs. Deze vormen natuurlijke momenten om risico’s, issues, benefits en de businesscase opnieuw te beoordelen en waar nodig de koers aan te passen.
De kosten van besluiteloosheid
Veel programma’s lopen niet vast door verkeerde besluiten, maar door het uitblijven van besluiten. Wanneer risico’s niet worden geadresseerd, issues blijven liggen of conflicterende belangen niet worden opgelost, ontstaat vertraging. Teams wachten op duidelijkheid, projecten verliezen momentum en stakeholders raken het vertrouwen kwijt. Zie ook CHAOS Report 2018: Decision Latency Theory: It’s All About the Interval van de Standish Group.
Besluiteloosheid heeft bovendien vaak een cumulatief effect. Een kleine onzekerheid kan uitgroeien tot een groot probleem wanneer niemand verantwoordelijkheid neemt voor een keuze. Hierdoor nemen kosten toe, verschuiven deadlines en komen benefits verder buiten bereik.
De versterkingsoperatie in Groningen laat zien hoe kostbaar besluiteloosheid kan zijn. Hoewel de risico’s van aardbevingsschade bekend waren, werden besluiten over versterking en uitvoering jarenlang uitgesteld of heroverwogen. Hierdoor moe(s)ten duizenden bewoners lang wachten op duidelijkheid, terwijl kosten en maatschappelijke schade verder opliepen. De casus laat zien dat het uitstellen van moeilijke besluiten vaak meer schade veroorzaakt dan het nemen van een tijdige keuze onder onzekerheid. Bron: ‘‘Parlementaire enquête aardgaswinning Groningen – Groningers boven gas’.
Succesvolle programma’s creëren daarom duidelijke besluitvormingsprocessen, heldere verantwoordelijkheden en expliciete escalatieroutes. Hierdoor kunnen risico’s en issues tijdig worden besproken en afgehandeld.
Conclusie
Onzekerheid hoort bij elk programma. Het succes van programmamanagement wordt daarom niet bepaald door het vermijden van risico’s, maar door het vermogen om onder onzekerheid goede besluiten te nemen.
PRINCE2 Programme Management ondersteunt dit met een gestructureerde aanpak voor risico’s, issues en besluitvorming. Risicoregisters, issueregisters en besluitregisters zorgen voor transparantie en overzicht. Door zowel bedreigingen als kansen te managen en besluiten te baseren op feiten én professioneel oordeel, blijft het programma wendbaar en bestuurbaar.
Uiteindelijk zijn niet de risico’s zelf de grootste bedreiging voor een programma, maar het uitblijven van tijdige besluiten. Juist daarom vormt besluitvorming een van de belangrijkste succesfactoren voor programmamanagement.
Interessant? Wil je meer weten? We gaan graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
