De PRINCE2 Programme Management-levenscyclus – van visie naar waarde
In de voorgaande blogs kwamen achtereenvolgens de visie, het target operating model, de businesscase, governance, benefits, kennis en besluitvorming aan bod. Samen vormen deze onderwerpen de bouwstenen van succesvol programmamanagement. Maar hoe komen zij in de praktijk samen? Het antwoord ligt in de levenscyclus van PRINCE2 Programme Management.
In tegenstelling tot projectmanagement kent programmamanagement geen strikt lineair verloop. Verandering ontwikkelt zich stap voor stap, waarbij nieuwe inzichten voortdurend leiden tot bijsturing. Daarom beschrijft PRINCE2 Programme Management een levenscyclus die ruimte biedt voor leren, aanpassen en het realiseren van waarde. De zeven processen vormen daarbij de rode draad: identificeer het programma, ontwerp de gewenste eindresultaten, plan de stapsgewijze realisatie, realiseer de capabilities, integreer de eindresultaten, evalueer nieuwe informatie en sluit het programma af.
Identificeer het programma
Elk programma begint met het herkennen van een strategische opgave. Het management of de sponsoring group constateert dat een behoefte aan verandering niet met één afzonderlijk project kan worden gerealiseerd. In deze eerste fase bepalen zij welke strategische doelen het programma moet ondersteunen, welke stakeholders betrokken zijn en of programmamanagement de juiste aanpak is. Ook werken zij de eerste contouren van de programmavisie, de businesscase en de governance uit.
Ontwerp de gewenste eindresultaten
Vervolgens ontwerpen de sponsoring group, de senior responsible owner (SRO) en de programmamanager gezamenlijk de gewenste toekomst. Zij werken de programmavisie uit en vertalen deze naar een target operating model (TOM), waarin zichtbaar wordt hoe de organisatie na afloop van het programma moet functioneren. Daarnaast bepalen zij welke eindresultaten, benefits en capabilities nodig zijn om de visie te realiseren. Dit ontwerp vormt het kompas voor alle verdere besluitvorming.
Plan de stapsgewijze realisatie
Nadat de programme board het target operating model heeft vastgesteld, werkt de programmamanager een gefaseerde realisatieaanpak uit. Hij of zij verdeelt het programma in tranches, waarbij iedere tranche een logisch pakket aan veranderingen oplevert. Per tranche plant de programmamanager de benodigde projecten, resources, afhankelijkheden en besluitmomenten. Zo ontstaat een beheersbare route van de huidige naar de gewenste situatie.
Realiseer de capabilities
De projectmanagers leveren in deze fase de afgesproken producten en capabilities op, zoals nieuwe systemen, aangepaste processen, gewijzigde organisatiestructuren of nieuwe werkwijzen. De programmamanager bewaakt de samenhang tussen de projecten en zorgt ervoor dat alle resultaten gezamenlijk bijdragen aan de programmadoelstellingen.
Integreer de eindresultaten
Het opleveren van capabilities betekent nog niet dat de organisatie daadwerkelijk verandert. Daarom begeleiden de business change manager, veranderadviseurs en lijnmanagers de invoering van de nieuwe werkwijzen in de lijnorganisatie. Medewerkers passen hun manier van werken aan, lijnmanagers verankeren nieuwe processen en de organisatie leert werken volgens het nieuwe operating model. Juist in deze fase realiseert de organisatie de beoogde eindresultaten en worden de eerste benefits zichtbaar.
Evalueer nieuwe informatie
De programmamanager verzamelt gedurende het hele programma nieuwe informatie over risico’s, voortgang, gerealiseerde resultaten en veranderingen in de omgeving. Samen met de programme board beoordeelt de programmamanager welke gevolgen deze informatie heeft voor het programma. Waar nodig passen zij de businesscase, het target operating model, de planning of zelfs de programmavisie aan. Zo blijft het programma aansluiten bij de veranderende werkelijkheid.
Sluit het programma af
De programme board sluit het programma af wanneer de projecten de afgesproken capabilities hebben opgeleverd, de business change manager de belangrijkste eindresultaten heeft verankerd en de lijnorganisatie de verantwoordelijkheid voor de verdere benefitrealisatie heeft overgenomen. De programmamanager legt de ervaringen vast, deelt de belangrijkste lessen en ondersteunt de organisatie bij de overgang naar de reguliere bedrijfsvoering.
Tranches als natuurlijke besturingsmomenten
Een belangrijk kenmerk van PRINCE2 Programme Management is het werken met tranches. Een tranche vormt een beheersbare periode waarin een samenhangend pakket aan veranderingen wordt gerealiseerd. Aan het einde van iedere tranche vindt een formeel beoordelingsmoment plaats.
Tijdens zo’n tranche-overgang wordt niet alleen gekeken naar planning en budget, maar ook naar de gerealiseerde capabilities, eindresultaten en benefits. Daarnaast wordt beoordeeld of de businesscase nog steeds valide is en of nieuwe risico’s aanleiding geven om de koers aan te passen. Zo vormt iedere tranche een natuurlijk moment om bewust te besluiten over de volgende stap.
Deze gefaseerde aanpak beperkt risico’s, vergroot de bestuurbaarheid en maakt het mogelijk om gedurende het programma te leren en bij te sturen.
Een voorbeeld
Een bank start een programma met de visie: “Dit programma transformeert onze bank naar een wendbare, digitale organisatie waarin klanten snel, veilig en persoonlijk worden bediend en medewerkers ruimte krijgen om verantwoordelijkheid te nemen.” Om deze ambitie beheersbaar te realiseren, wordt het programma opgedeeld in drie tranches.
In de eerste tranche digitaliseert het programma enkele ‘customer journeys’, richt het multidisciplinaire teams in en voert het een eerste versie van het target operating model in. Tegelijkertijd worden de nieuwe werkwijzen in de organisatie toegepast, begeleid en geëvalueerd, zodat de eerste eindresultaten en benefits zichtbaar worden. Na een formele beoordeling van de behaalde resultaten, de businesscase, de risico’s en de lessons learned, besluit de programme board over de volgende tranche.
In de tweede tranche bereidt het programma digitale platformen verder uit, faseert het legacy-systemen uit en voert het nieuwe werkwijzen breder in en verankerd deze. Ook nu worden de businesscase, het target operating model, de risico’s en de gerealiseerde benefits opnieuw beoordeeld.
De derde tranche bouwt voort op deze ervaringen en rondt de transformatie af door de resterende capabilities te realiseren, de laatste onderdelen van het target operating model in gebruik te nemen en de verantwoordelijkheid voor de verdere benefitrealisatie volledig over te dragen aan de lijnorganisatie.
Iedere tranche levert daarmee nieuwe capabilities, eindresultaten en benefits op en vormt een natuurlijk besluitmoment om de koers van het programma te herijken.
Een cyclische in plaats van lineaire aanpak
Hoewel de levenscyclus uit zeven opeenvolgende processen bestaat, doorloopt een programma deze niet één keer van begin tot eind. De processen beïnvloeden elkaar voortdurend. Nieuwe inzichten uit de uitvoering kunnen aanleiding zijn om het ontwerp aan te passen. Veranderende strategische prioriteiten kunnen de businesscase beïnvloeden. Nieuwe risico’s kunnen leiden tot gewijzigde plannen of aanvullende projecten.
Programmamanagement kent daarom een continue feedbacklus. Leren, evalueren en bijsturen vormen geen afzonderlijke activiteiten, maar maken integraal onderdeel uit van de besturing. Juist deze cyclische manier van werken maakt het mogelijk om ook in een onzekere omgeving koers te houden.
Conclusie
De levenscyclus van PRINCE2 Programme Management laat zien dat succesvolle programma’s meer zijn dan een verzameling projecten. De zeven processen verbinden strategie, ontwerp, uitvoering en benefitrealisatie tot één samenhangende aanpak. Door veranderingen gefaseerd via tranches te realiseren en voortdurend nieuwe informatie te benutten, blijft het programma bestuurbaar en wendbaar.
De kracht van deze aanpak zit niet in het volgen van een vast stappenplan, maar in het vermogen om richting vast te houden terwijl de organisatie leert en zich aanpast. Daarmee vormt de levenscyclus het verbindende element tussen alle onderwerpen die in deze blogreeks aan bod zijn gekomen.
Interessant? Wil je meer weten? We gaan graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
